Terminés, les rapports d’activité sur papier ! Avec les nouvelles technologies, techniciens et travailleurs de terrain ont des opportunités sans précédents pour gagner du temps et de l’efficacité.
Les bons vieux formulaires ont depuis longtemps atteints leurs limites, alors que la technologie mobile permet de créer un lien ininterrompu entre le travailleur de terrain et le siège, quel que soit le secteur : maintenance, climatisation, sécurité, énergie, etc… Mieux : cette révolution des processus de travail peut être appropriée facilement par votre entreprise !
Rapports d’activité : les limites du papier
Pour les entreprises qui ont adopté la dématérialisation, les formulaires papier n’ont pas fait de vieux os. Leurs limites se résument en trois points :
Ils ralentissent le processus de travail
Si vous utilisez encore le papier, vous le savez, c’est le processus le plus chronophage pour les employés. Tout d’abord, le technicien doit utiliser plus de temps pour remplir le formulaire à la main. Ensuite, il faut les transmettre au siège, ce qui peut prendre de plusieurs heures à plusieurs jours selon les cas. Enfin, un second employé au siège (si ce n’est le même technicien, ce qui lui fait perdre des heures d’activité sur le terrain) doit entrer les données dans le système.
Ils manquent de flexibilité
Les rapports d’activité, avec leurs questions fermées, ne sont pas forcément adaptés aux nouveaux cas de figure. Ils montrent leurs limites face aux formulaires mobiles, plus dynamiques, personnalisables par les développeurs.
Ils connaissent un manque de consistance d’un rapport d’activité à l’autre
Les formulaires papier n’assurent pas la standardisation des données collectées comme pourrait le faire une solution mobile. D’un employé à l’autre, tout le monde n’a pas la même rigueur pour rassembler les informations : certains peuvent oublier de remplir certaines cases, d’autres vont entrer des données erronées… Sans parler des pattes de mouche ou des ratures ! Dans le cas où un formulaire est transmis de façon incomplète, le processus est à répéter, ce qui peut coûter du temps… Et de l’argent ! Automatiser les rapports d’activités avec une solution mobile est, au contraire, une excellente initiative, qui assure de meilleures performances et une ubiquité de l’information, disponible sur le terrain comme au siège, en temps réel.
Les avantages des rapports d’activité mobiles
L’utilisation d’une solution mobile, hébergée dans le nuage, permet de parer à ces inconvénients, mais pas seulement. Grâce aux logiciels de gestion de tournée, le technicien de terrain est relié au siège, ce qui lui permet une facilité d’accès à l’information sans précédent ! Disposer de tout l’historique d’un client, émettre les documents de devis et de facture en direct, en PDF, et même effectuer des réparations assistées grâce aux objets connectés : voilà ce qui attend les travailleurs mobiles, pour un confort de travail toujours plus grand. Et l’élément clé de cette nouvelle interface entre le siège et le terrain, c’est le rapport d’activité.
Avec les logiciels de gestion de maintenance, quelques secondes après la saisie, les rapports d’activité sont déjà enregistrés dans une base de données, sécurisée, dans le cloud. Les infos sont consultables par le management, quasiment en temps réel, pour assister le technicien si besoin. Les informations, cet or noir du 21ème siècle, voient leur valeur décuplée, réutilisables sous de multiples formes, out-sourcées dans des comptes-rendus croisés. Ce qui prenait auparavant une semaine peut désormais être réalisé en moins d’une heure, grâce aux rapports d’activité embarqués dans le terminal mobile (smartphone ou tablette).
Des solutions mobiles faciles à faire accepter
Les managers le savent, il est parfois ardu de faire accepter une évolution des méthodes de travail… Mais dans le cas des rapports mobiles, il n’en est rien, puisque la solution se base sur une technologie déjà apprivoisée par les travailleurs. En effet, la plupart utilisent déjà un smartphone ou une tablette dans le domaine privé. Le taux de pénétration des nouvelles technologies est d’ailleurs supérieur chez les particuliers qu’en entreprise. Cela permet d’accélérer considérablement la prise en main des applis de gestion de maintenance. Une formation assez rapide suffit généralement à se familiariser avec les nouveaux outils, pour un déploiement fluide et rapide.
L’adoption d’une nouvelle solution ne dépend pas seulement de son support : les interfaces et l’ergonomie générale jouent un rôle clé dans l’appropriation par les employés. Or, les logiciels gratuits n’apportent que peu de garanties sur ce point précis : en effet, ces solutions n’intègrent pas de support client, ni de mises à jour, ni de personnalisation des interfaces. En revanche, un logiciel comme Synchroteam propose une ergonomie impeccable, pour une prise en main instinctive et rapide, idéale pour faire passer vos rapports d’activité dans une nouvelle ère !
Crédit image: Isaac Bowen
