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Logiciel de planification d’interventions sur le terrain : les 4 fonctions incontournables

Publié le 23/03/2021 par Elena Santos

Les logiciels de planification et de gestion d’interventions sur le terrain deviennent rapidement un atout essentiel pour les entreprises de services. La raison de leur popularité croissante ? Facile : avec un petit investissement de votre part, vous obtenez un outil qui vous aide à vous concentrer sur l’essentiel et à automatiser tout le reste. En d’autres termes, vous augmentez votre productivité, et donc vos revenus !

Il existe sur le marché de nombreuses applications logicielles de planification de services sur le terrain, comme Synchroteam. Mais elles ne sont pas toutes égales, et il se peut que certaines d’entre elles ne répondent pas à vos attentes. Ou tout simplement, elles ne disposent pas des outils nécessaires à votre activité de service sur le terrain.

Alors, quels types de fonctionnalités devez-vous rechercher lorsque vous choisissez un logiciel de planification de gestion d’interventions sur le terrain ? Voici une liste des quatre fonctions principales que l’application de votre choix doit absolument inclure.

Gestion du temps de travail

La première et la plus importante fonctionnalité dont vous avez besoin dans une application de service sur le terrain est la gestion des heures de travail. Avec un outil de gestion des feuilles de temps, vous devriez être en mesure de suivre toutes les équipes, tant au bureau que sur le terrain. Ces rapports doivent inclure les heures de travail standard ainsi que toutes les heures supplémentaires que vos employés ont effectuées.

Une gestion précise des heures de travail vous permet de calculer les salaires en conséquence. De plus, vous pouvez bloquer les congés lorsque cela est nécessaire pour des formations, des vacances ou d’autres occasions spéciales. Cela vous aidera également à affecter les ressources là où elles sont le plus nécessaires et à détecter tout manque éventuel.

L’outil de gestion des feuilles de temps de Synchroteam vous permet de suivre avec précision le temps et les coûts associés, par équipe et par période de paie. Pour le technicien, c’est aussi un outil pratique pour enregistrer toutes ses activités pendant son temps de travail.

Règles d’horaires

Un autre avantage important de l’utilisation d’un logiciel de planification des services sur le terrain est la possibilité de créer et de gérer effacement les horaires de travail.

Avec un logiciel de planification et de gestion d’interventions, vous pouvez facilement créer différentes zones d’activité et répartir votre personnel de techniciens en conséquence. Les règles en matière de ressources vous aideront également à suivre les meilleures compétences de chaque travailleur. Il est donc plus facile de trouver le technicien idéal pour chaque travail.

La mise en place du logiciel de gestion d’interventions adéquat peut également être utile si un technicien a besoin de l’aide d’un collègue sur place. L’outil de planification vous permettra de trouver le candidat idéal pour lui donner un coup de main en un rien de temps, que ce soit par la distance et/ou les compétences.

Automatisation des processus

S’il existe une fonction de base dans tout logiciel de gestion d’interventions, c’est bien l’automatisation. Avec un outil comme Synchroteam dans votre entreprise de service, vous pouvez facilement automatiser tous les processus qui prennent du temps en un simple clic de souris.

Des tâches telles que le réaménagement des créneaux horaires, l’affectation de nouvelles ressources à un travail spécifique ou le suivi des techniciens en temps réel ne sont qu’une question de secondes. Il en va de même pour la localisation de n’importe quel technicien à un moment donné. Et bien sûr, il faut vérifier toutes les heures de travail, le personnel disponible, et bien d’autres choses encore.

Outils de reporting

Enfin et surtout, la seule caractéristique que vous devez rechercher lorsque vous recherchez un logiciel de planification de services sur le terrain est l’outil de reporting. La création de rapports, quels qu’ils soient, dans le cadre de votre activité de service sur le terrain est ennuyeuse et prend beaucoup de temps. Mais c’est aussi nécessaire ! Ce n’est certainement pas quelque chose que vous pouvez faire de manière incorrecte ou simplement ignorer.

C’est pourquoi le logiciel de gestion d’interventions de votre choix doit être doté de puissantes fonctions de création de rapports d’interventions. Par exemple, les techniciens doivent pouvoir pointer à l’arrivée et au départ via l’application mobile.

De plus, il est très utile de disposer de rapports détaillés sur tout ce qui se passe dans votre entreprise pour effectuer une auto-analyse. Vous avez une meilleure idée, plus détaillée, de vos performances en tant qu’entreprise ; vous pouvez facilement détecter les points à améliorer ; et les données obtenues dans ces rapports sont également utiles lorsque vous envisagez de faire de nouveaux investissements.

Pensez à Synchroteam !

Comme vous pouvez le constater, il est essentiel de disposer du bon logiciel de planification de gestion d’interventions, car il peut avoir un grand impact sur votre productivité et votre efficacité. Il facilite également la tâche de vos employés et améliore l’expérience de vos clients. Donnez une chance à Synchroteam et voyez par vous-même ! Ouvrez un compte de test gratuit maintenant et commencez une nouvelle ère dans votre entre

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Voici ce que le logiciel de gestion d’interventions peut faire pour vous

Publié le 09/03/2021 par Elena Santos

En tant que responsable d’une entreprise de services, vous êtes probablement toujours à la recherche de nouvelles façons d’améliorer votre entreprise. Que ce soit pour augmenter la productivité ou pour rendre vos clients plus heureux, la voie de l’amélioration personnelle ne s’arrête jamais, surtout dans le domaine des services sur le terrain. Cependant, trouver la méthode parfaite ou le bon logiciel de planification et de gestion d’interventions pour tout ce que vous faites au quotidien peut être une tâche assez difficile.

Quels sont donc les avantages de l’utilisation d’un logiciel dans votre entreprise de services ? Est-ce qu’il compense vraiment tous les efforts déployés pour le mettre en place et le faire accepter par votre équipe ? Lisez ce qui suit pour trouver quelques situations familières, et voyez comment un logiciel de planification de maintenance peut améliorer considérablement votre activité :

Le papier fonctionne très bien

Oh, oui, c’est vrai. Vous pouvez continuer à utiliser le papier autant que vous le souhaitez. Pour être honnête, vous pouvez ne jamais cesser de l’utiliser pour certaines tâches. Mais passer à un logiciel de gestion d’interventions avec lequel vous pouvez numériser vos dossiers clients, l’historique des travaux, les factures, etc. rend le travail tellement plus facile !

Commençons par le commencement : faire le saut numérique permet de gagner une tonne d’espace. L’espace de bureau n’est pas souvent bon marché, donc moins vous aurez besoin de classeurs pour conserver tous ces documents papier, mieux ce sera. Ils sont lourds, généralement peu esthétiques et prennent beaucoup de place.

Mais l’espace n’est pas le seul problème qu’un bon logiciel peut vous aider à résoudre. Lorsque vous pensez à votre flux de travail quotidien, vous imaginez probablement votre équipe au bureau répondant au téléphone et courant constamment pour trouver les informations dont le client a besoin à un moment donné. Les clients modernes sont de plus en plus exigeants, et votre personnel a probablement du mal à suivre le rythme.

Cela nuit à la productivité au bureau. Sans parler des techniciens de terrain, qui doivent avoir un accès immédiat aux outils dont ils ont besoin et à la bonne documentation, à tout moment et en tout lieu. En fin de compte, c’est la seule façon de maintenir un service clientèle de premier ordre.

Un logiciel de planification et de gestion d’interventions, tel que Synchroteam, fournit à votre personnel toutes les ressources et tous les outils dont il a besoin pour effectuer son travail au plus haut niveau. Quelques clics de souris ou tapotements sur l’écran de l’appareil mobile suffisent pour accomplir n’importe quelle tâche à laquelle ils travaillent. Vérifier l’historique du client, réviser les bons de travail, accéder aux documents et images importants… ne sont que quelques-unes des possibilités qu’un logiciel de répartition des tâches met à la portée du technicien de terrain. Pas besoin de faire attendre votre client ou de le mettre en attente !

Maintenant, où ai-je mis ce document…

Il n’est pas nécessaire d’être une grande entreprise de services pour bénéficier de la centralisation numérique. Grâce à la mise en place d’un logiciel tel que Synchroteam, chacun a accès à tout moment à toutes les informations nécessaires. Un client appelle, mais il n’y a personne au bureau pour répondre ? Pas de soucis : les appels sont réacheminés vers la personne responsable. Un technicien doit vérifier certaines données sur le terrain ? Bien sûr, il peut trouver la réponse via l’application de son appareil mobile.

De plus, l’utilisation du logiciel Synchroteam n’est probablement pas aussi difficile que vous le pensez – et ne nécessite pas non plus un investissement important. Un ordinateur portable assez standard et une connexion Internet suffisent pour que votre entreprise soit opérationnelle dans le monde numérique des services sur le terrain. Étant un service basé sur le cloud, Synchroteam se charge de tout le reste. Toutes les informations sont stockées en toute sécurité chez nous, et sont prêtes à vous servir quand vous en avez le plus besoin.

Ce type de centralisation en ligne offert par les logiciels de répartition des tâches rend le travail quotidien beaucoup plus facile et plus productif. Les techniciens, par exemple, peuvent émettre des bons de travail sur place et les renvoyer au bureau, ou même facturer le client juste après avoir terminé le travail. Par conséquent, le fait de synchroniser le bureau et les équipes sur le terrain réduit le risque de perdre des documents ou de manquer des rendez-vous – sans parler de l’énorme amélioration de l’efficacité !

Ne pensez-vous pas que 2021 pourrait être l’année idéale pour commencer à utiliser Synchroteam ? Téléchargez la démo gratuite de Synchroteam dès maintenant et commencez à profiter de tous ses avantages !

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Pourquoi vous devriez utiliser une Solution de Gestion d’Interventions !

Publié le 16/02/2021 par Elena Santos

L’adoption des technologies en entreprise est généralement une bonne idée. Les terminaux et logiciels récents peuvent aider à relier les différents services. Ils peuvent également optimiser les flux de travail et les processus. Mais ces avantages, communs à la plupart des entreprises, peuvent être particulièrement fructueux pour les entreprises de maintenance et de service .

Un bon logiciel de planification et de gestion d’interventions peut vous aider dans de nombreux domaines : de l’envoi de techniciens sur le terrain au recouvrement des paiements. La technologie peut être le partenaire commercial idéal dans toutes les activités quotidiennes. C’est aussi un excellent moyen de garder tout le monde connecté, même lorsqu’ils ne sont pas au bureau.

La solution Synchroteam vous aidera également à réduire les coûts. Par exemple, en trouvant l’itinéraire idéal pour les techniciens, de sorte que les déplacements vers un groupe de clients ne prennent pas autant de temps et ne coûtent pas autant de carburant. De plus, si l’application de planification que vous choisissez dispose d’une assistance mobile (comme Synchroteam !), vous pourriez mettre en place une politique de BYOD dans votre entreprise et permettre à vos employés de l’installer sur leurs appareils. Vous économiseriez ainsi un investissement considérable en nouveau matériel. Sans parler des avantages que le logiciel Synchroteam de gestion d’interventions apporte à l’assistance à la clientèle.

Le logiciel de gestion d’interventions profite aux clients

En quoi cette technologie profite-t-elle aux clients, exactement ? Tout d’abord, elle permet aux techniciens sur le terrain de rester connectés au siège, au bureau. Cela signifie qu’ils ont un accès direct à toutes les informations dont ils peuvent avoir besoin, descriptif de la tâche à réaliser au stock actuel d’une certaine pièce. Grâce au logiciel Synchroteam, les clients peuvent obtenir des réponses à leurs questions et à leurs besoins en un temps record.

Le logiciel de votre choix possède-t-il une version mobile ? Votre équipe sur le terrain pourra l’utiliser pour signaler tout retard sur son chemin, afin que vous puissiez tenir votre client informé de manière pratique. La technologie mobile vous permet également de toujours déployer le technicien le plus proche du lieu de travail, ce qui permet d’économiser du temps et du carburant. Les techniciens et les clients peuvent donc s’adapter rapidement à toute modification ou interruption du planning prévu.

Grâce à l’application mobile Synchroteam sur leur appareil portable, les techniciens peuvent également facturer le client sur place, juste après avoir terminé le travail. Ils accélèrent ainsi le processus de paiement, et plus vite vous êtes payé, mieux c’est !

Une meilleure organisation au travail

Parfois, vous êtes tellement absorbé par votre routine quotidienne que vous perdez toute perspective. Tous les jours, vous êtes occupé par des appels, des devis, des travaux, des factures, le suivi des stocks… mais parfois, être occupé ne signifie pas nécessairement que vous faites de votre mieux.

Si vous vous arrêtez juste une minute pour y réfléchir, vous constaterez peut-être que votre entreprise est occupée parce que votre emploi du temps est inefficace. Vos techniciens doivent peut-être se rendre plusieurs fois chez le même client parce qu’ils ont manqué certaines tâches. Ou bien ils doivent faire l’aller-retour entre le client et le bureau pour récupérer les documents nécessaires. Des documents qui, au fil des jours, peuvent facilement se perdre parce qu’ils ne disposent pas d’une copie de sauvegarde numérique.

En d’autres termes, le coût de ne pas s’arrêter pour évaluer les avantages de l’adoption d’un logiciel de gestion d’interventions est trop important pour ne pas en tenir compte ! Vous pourriez perdre des revenus, des clients et des employés chaque jour qui passe.

Alors, que faire si vous prenez le temps nécessaire pour envisager la mise en place d’un système qui vous aide à optimiser tous ces processus de travail ? L’adoption d’un logiciel de répartition des services nécessite certainement un investissement initial et du temps de formation, mais cela vaut bien l’effort. Un système comme Synchroteam, par exemple, est conçu pour vous aider à mieux vous organiser, à être plus efficace, à garder toute votre paperasserie en ordre et à fournir un meilleur service à vos clients.

Mais ne nous prenez pas au mot quand vous pouvez le voir par vous-même ! Ouvrez un compte de test gratuit de Synchroteam dès maintenant et commencez à améliorer votre activité sur le terrain dès aujourd’hui.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’interventions ?

Publié le 02/02/2021 par Elena Santos

L’augmentation de l’efficacité et de la productivité est un défi important pour de nombreux responsables maintenance. Un domaine dans lequel les logiciels de gestion d’interventions peuvent définitivement donner un coup de main.

Toutefois, de nombreux secteurs gérant des techniciens sont encore aux prises avec des horaires et des planifications inefficaces. Les techniciens ne sont pas affectés en fonction de leur localisation actuelle et peuvent être envoyés vers une intervention trop éloignée, ce qui entraîne une perte de temps et de carburant. Ou alors, une fois que le technicien est déjà chez le client, il se rend soudain compte qu’il n’a pas l’équipement nécessaire ni les documents requis. Et trouver un créneau libre pour reprogrammer ces travaux peut être un cauchemar pour les gestionnaires.

Heureusement, c’est là que le logiciel de gestion d’interventions tel que celui proposé par Synchroteam s’avère vite indispensable. Vous voulez savoir comment il peut vous aider à être plus efficace, plus productif et en conséquence à générer davantage de revenus ? Continuez à lire !

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’interventions ?

C’est un logiciel qui vous aide à automatiser tous les processus liés au cœur de votre activité de maintenance sur le terrain. C’est-à-dire, la création de bons d’interventions, leur affectation aux techniciens les plus appropriés, l’envoi desdits techniciens sur place et le suivi des temps de travail et des stocks de fournitures, entre autres.

Cela vous permet également de vous adapter facilement à tout changement imprévu. Par exemple, si un technicien est en retard à cause du trafic, le logiciel vous permet d’avertir le client en temps réel. Ou, mieux encore, de rediriger un autre technicien pour éviter un nouveau rendez-vous et accroître la satisfaction du client.

Caractéristiques du logiciel de gestion des services sur le terrain

La caractéristique la plus importante de tout logiciel de ce type est la possibilité d’attribuer des tâches spécifiques aux techniciens les plus appropriés, tant en termes de compétences que de localisation. Autrement dit, l’application s’efforcera toujours de trouver la personne la mieux préparée pour le travail, mais qui peut aussi arriver plus tôt chez le client.

Une autre caractéristique importante est le fait qu’une fois sur place, le technicien peut vérifier l’historique des interventions précédentes, la liste des matériels requis et toute autre information importante pour le travail.

La plupart des logiciels de gestion de maintenance sur site permettent d’envoyer des messages texte automatisés au client en cours de route, l’avertissant de tout retard éventuel. Elles facilitent également le suivi de la documentation et de la paperasserie : devis, bons de commande, factures… ils sont tous numériques et accessibles à tout moment et en tout lieu.

Enfin, une autre caractéristique essentielle est l’organisation des horaires. Grâce à Synchroteam, vous pouvez ajouter de nouvelles interventions, en évitant les doubles réservations et les problèmes de disponibilité. De plus, vous pouvez également modifier cet horaire en un clin d’œil.

Avantages pour votre entreprise

Avec toutes ces caractéristiques, l’adoption de ce logiciel dans votre entreprise de maintenance a clairement un impact positif.

Voici quelques-uns de ces avantages supplémentaires :

Optimisation des horaires : Synchroteam permet de gagner beaucoup de temps lors de la programmation des horaires des techniciens et de l’ajustement de leurs itinéraires. Des horaires optimisés signifient que vous économisez du carburant et du temps, et que vous pouvez facilement vous adapter à tout changement. Cela vous permet de réaliser plus d’interventions et d’augmenter vos revenus !

Une transparence totale. Quelle que soit sa position dans l’entreprise, toute personne ayant accès au logiciel peut vérifier les informations qu’il contient. Qui est affecté à cette intervention ? Combien de temps avant l’arrivée d’un technicien donné ? Qui est disponible pour un travail d’urgence ? Tout est là, dans Synchroteam.

Suivi des pièces détachées : Un technicien se rend sur place, et constate qu’il manque des pièces pour réaliser son intervention et doit reporter son arrivée à une date ultérieure. Une gestion détaillée de l’inventaire vous permet d’éviter ces situations et de garder une trace de toutes vos fournitures.

Rapports et facturation : Vous retournez au bureau pour générer la facture ? C’est du passé. Tout logiciel moderne de ce type vous permet de créer la facture sur place, juste après avoir terminé le travail. Il permet au client de recevoir la facture plus rapidement, contribue à réduire les erreurs de facturation et facilite le suivi des données comptables.

Déjà convaincu ? Ne cherchez pas plus loin ! Profitez d’un compte de démo gratuit de Synchroteam et expérimentez vous-même tous les avantages d’une application de gestion de services sur le terrain de haute qualité !

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Solution de gestion d’interventions : 5 conseils pour choisir la meilleure !

Publié le 19/01/2021 par Elena Santos

Après avoir vécu quelques mois au milieu de la pandémie de la COVID-19, un nombre croissant d’entreprises de services et de maintenance ont dû faire face à des perturbations majeures.

Certaines entreprises de doivent encore faire le saut dans le monde numérique. Jusqu’à présent, elles utilisaient le papier et le crayon, mais les grands défis posés par la pandémie ont prouvé que cette méthode n’est tout simplement pas suffisante. D’autres entreprises utilisent déjà des logiciels de gestion d’interventions et de planification, mais leur application actuelle ne leur fournit plus tous les outils et options dont elles ont besoin.

Si vous vous trouvez dans l’un de ces cas, vous vous demandez probablement quel nouveau logiciel de gestion de services vous devriez choisir. Eh bien, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous allons vous faire part de 5 points clés à prendre en considération lors du choix d’un logiciel de gestion de planification. Car le choix du bon outil vous aidera à être plus productif, à accroître votre efficacité et à générer plus de revenus.

Identifier les points faibles de votre organisation

Si vous réduisez le flux de travail de votre entreprise à l’essentiel, cela pourrait être quelque chose comme ceci : étape 1, le client vous appelle ; étape 2, vous faites le travail ; et étape 3, vous êtes payé. Mais comme pour tout autre flux de travail, il existe des dizaines d’autres étapes plus petites.

Il s’agit ici de d’évaluer l’ensemble du flux de travail et de découvrir s’il existe un moyen d’améliorer l’une des étapes que vous suivez pour accomplir un travail donné. Plus important encore, vous devez analyser comment un logiciel de gestion d’interventions peut vous aider à les corriger. Plus vous serez précis, mieux ce sera. Il ne suffit pas de dire « nous devons mieux organiser tout cela » ; trouvez où se situe votre véritable faiblesse et cherchez un moyen de l’améliorer.

Calculer l’impact de l’utilisation d’un logiciel

Avez-vous trouvé beaucoup de faiblesses dans l’application du point précédent ? Si oui, vous perdez sûrement du temps. Et dans le domaine des services de terrain, le temps, c’est de l’argent !

Pensez à tous les avantages que l’adoption d’un logiciel de gestion d’interventions pourrait apporter à votre entreprise en termes d’efficacité. Le temps que ce type d’outil vous ferait gagner pourrait être investi dans d’autres domaines tels que la création de nouvelles campagnes de marketing, le renforcement de votre marque en ligne ou l’amélioration de vos relations avec les clients.

Dressez la liste de vos besoins essentiels

Lorsque vous analysez votre flux de travail à la recherche de points faibles, faites également une liste séparée avec tous vos besoins essentiels – tout ce que le parfait logiciel de gestion d’interventions devrait inclure pour vous.

Par exemple, si vous utilisez Sage ou Quickbooks pour générer des factures, vous aurez besoin d’un outil qui les prend en charge. Il en va de même si vous envisagez de donner des terminaux mobiles à vos techniciens sur le terrain : vous aurez besoin d’un logiciel de gestion d’interventions qui puisse fonctionner sur la route aussi !

Examinez toutes vos options

Cela dit, n’oubliez pasque toutes les solutions de gestion d’interventions ne se valent pas toutes. Comme toute chose dans la vie, il existe différentes catégories, avec des ensembles de fonctionnalités variés et, bien sûr, des prix variables.

Mais si vous avez déjà appliqué les trois points précédents, vous êtes prêt à choisir. Vous connaissez les principales faiblesses de votre entreprise, l’impact que cet outil aurait sur elle, et les caractéristiques essentielles qu’il doit avoir. Sur cette base, il est facile d’établir un budget pour cet investissement !

Envisager le processus d’adaptation

Enfin, un dernier point essentiel à prendre en compte est le coût de l’adaptation aunouveau logiciel de gestion d’interventions. En effet, vous pouvez acheter le meilleur programme qui existe, mais si celui-ci est trop compliqué, vos techniciens ne se sentiront pas à l’aise pour l’utiliser.

Si vous voulez que toute votre équipe soit sur la même longueur d’onde lorsque vous à vous lancer, assurez-vous d’abord que les principaux membres de votre organisation le soutiennent pleinement, car ils seront certainement très utiles pour rallier tous les autres à votre cause.

Deuxièmement, il est toujours bon d’évaluer l’accompagnement et le support offerts par l’application que vous avez choisie. Existe-t-il des documents de formation ou des manuels en ligne ? Pouvez-vous contacter le support client par téléphone, courriel, chat… ? C’est le genre de détails qui apportent la touche finale à un logiciel de gestion d’interventions parfait.

Et si vous pouviez tester notre logiciel GRATUITEMENT avant de prendre une décision ? Ouvrez un compte de test gratuit de Synchroteam maintenant !

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Synchroteam, votre meilleur allié en cette période de COVID-19

Publié le 05/01/2021 par Elena Santos

Lorsque vous pensez aux entreprises de maintenance, vous imaginez probablement un technicien qui va chez un client pour installer ou réparer quelque chose. Après tout, les techniciens de terrain sont la face visible de leur entreprise. Mais nous sommes en pleine pandémie, et cela a tout changé. Il est maintenant temps de surmonter les difficultés, de mettre à jour les anciennes procédures et de s’adapter aux temps nouveaux. Heureusement pour vous, le logiciel de répartition est là pour vous aider !

La COVID-19 a apporté des défis sans précédent à l’activité en constante évolution des entreprises de maintenance et de service sur le terrain. Cela signifie que la concurrence pour offrir la meilleure expérience client est encore plus forte aujourd’hui.

En outre, il est désormais presque indispensable de tout faire correctement du premier coup. Quel que soit le type de service fourni par vos techniciens (nouvelles installations, révisions de routine, réparations ou urgences), vous devez toujours garder votre client à l’esprit. Et, en même temps, faites en sorte que le travail de vos techniciens de terrain soit aussi facile et sûr que possible.

Avec l’augmentation du travail à distance due à la pandémie de coronavirus, la gestion de votre personnel est devenue plus difficile. Et c’est précisément là que le logiciel de planification et de gestion d’interventions, que propose Synchroteam, peut être vraiment utile. Grâce au soutien d’un logiciel de répartition approprié, vous pouvez vous adapter aux nouveaux flux de travail et continuer à fournir un excellent service à vos clients.

Augmenter l’efficacité en cas de pandémie grâce à un logiciel de planification

Grâce à un logiciel de planification et de gestion d’interventions, vous pouvez facilement optimiser le planning de vos techniciens. De plus, des solutions logicielles de pointe telles que Synchroteam vous fournissent des clients mobiles qui rendent l’ensemble du flux de travail 100% numérique.

Les techniciens pourront planifier leur itinéraire, générer des factures et traiter les paiements sans contact – tout cela en restant en contact avec le personnel du bureau à tout moment. De cette manière, vous vous assurez que le travail est fait et que vous êtes payé, mais sans mettre personne en danger.

Une autre caractéristique importante de tout logiciel de gestion d’interventions est la possibilité d’envoyer des messages texte aux clients lorsque les techniciens de terrain sont en route. Cela leur permet de se préparer à la visite, en portant des masques et en gardant la distance sociale nécessaire. Et ils peuvent être facilement avertis en cas de retard dû à des événements imprévus.

Tout faire du premier coup

Il est essentiel d’améliorer l’efficacité en ces temps difficiles, mais il faut aussi se préparer pour le travail. Vous devez vous assurer que vous affectez le bon technicien à chaque tâche et qu’il dispose de tout l’équipement nécessaire (outils et pièces) pour l’accomplir du premier coup.

Il est désormais tout simplement essentiel de terminer le travail en une seule visite, afin d’éviter les interactions sociales inutiles. Et un bon logiciel de planification peut également être utile à cet effet.

Par exemple, l’outil de suivi des stocks intégré à Synchroteam vous permet de contrôler totalement tous les outils, fournitures et pièces nécessaires à chaque travail. En outre, ce logiciel vous aide à trouver le meilleur technicien pour le travail, en fonction des atouts de chacun et de la proximité du lieu de travail.

Régler le problème avant même qu’il n’existe

Le flux de travail habituel dans le secteur des services sur le terrain implique généralement qu’un client appelle votre entreprise en premier lieu, qu’il loue vos services pour une installation ou une réparation, puis que le technicien se déplace.

Cependant, un logiciel de répartition peut renverser la situation. Si vous utilisez le bon outil, vous avez probablement accès à un utilitaire de maintenance préventive. Cet utilitaire vous aide à créer un calendrier de maintenance qui peut vous éviter de futurs appels de service pour réparer un problème qui aurait pu être évité.

Il vous suffit de consulter l’historique d’interventions du client et les rapports de travail dans votre logiciel de répartition. Ces informations vous permettent de suivre les interventions passés et de recueillir des données qui peuvent être très utiles pour essayer de garder une longueur d’avance sur les réparations coûteuses. Comme vous pouvez l’imaginer, apporter la solution à un problème qui n’existe même pas encore fait des merveilles en matière de satisfaction du client !

Préparez-vous, vous et votre entreprise de services ou de maintenance, à affronter ces temps difficiles à l’aide d’un puissant outil logiciel de planification et de gestion d’interventions comme Synchroteam. Ouvrez un compte de test gratuit dès maintenant !

Image de M. Tozzo

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Vous recherchez un logiciel de gestion de vos techniciens de terrain ?

Publié le 22/12/2020 par Elena Santos

Lorsque vous avez décidé de créer votre entreprise de services, la gestion de la clientèle ne figurait probablement pas parmi vos principales priorités. Par conséquent, vous n’avez pas pris le temps de chercher, de tester et de commencer à utiliser un logiciel de gestion de vos équipes de terrain. Vous vouliez juste travailler, faire croître votre entreprise et, oui, gagner de l’argent par la même occasion.

Cependant, vous avez probablement aussi découvert que travailler dans le secteur des services ne consiste pas seulement à savoir comment effectuer votre métier. Il faut aussi gérer vos clients qui sont finalement ce qu’il y a de plus important dans votre métier, et vous devez travailler dur pour leur fournir le meilleur service et ainsi les fidéliser. En fait, après une seule expérience négative avec une client, jusqu’à 51 % d’entre eux vous quitteront et ne feront plus appel à vos services.

Il n’est donc pas facile d’atteindre un service clientèle d’un excellent niveau. Cela signifie répondre au téléphone et/ou aux courriels, se souvenir de tous les travaux effectués, assurer le suivi des tâches en cours, envoyer les factures à temps, et une centaine d’autres petites choses qui n’ont pas grand chose à voir avec, par exemple, la réparation d’un équipement de chauffage, de ventilation et de climatisation. Et bien sûr, tout cela avec le sourire !

Heureusement pour vous, un logiciel professionnel de planification et de gestion d’interventions comme Synchroteam peut également vous aider dans les tâches liées aux clients : de la planification des travaux à la facturation, notre outil vous guide à chaque étape.

Pourquoi ne pas utiliser du papier et du crayon ?

Lorsque vous êtes une petite entreprise et que vous n’avez qu’un nombre limité de clients, un simple registre des clients et un stylo et du papier pour la saisie du compte-rendu d’interventions peut suffire. Mais si vous voulez vraiment que votre entreprise prospère, vous avez besoin d’un puissant logiciel de gestion pour accomplir toutes les tâches administratives liées au traitement des demandes clients.

En essayant de tout suivre dans votre tête (rendez-vous, facturation, inventaire, etc.), vous avez tendance à faire des erreurs. Et même si vous êtes capable de vous souvenir de l’emploi du temps de toute votre équipe, vous ne pourrez certainement pas suivre l’historique des interventions de chacun de vos clients.

Envisagez d’engager un gestionnaire

Lorsque vous réalisez qu’un papier et un crayon ne permettent pas d’offrir le meilleur service à la clientèle, la prochaine étape logique pourrait être d’engager un gestionnaire spécialisé. C’est-à-dire une personne chargée de toutes les tâches administratives liées aux clients : répondre au téléphone, planifier les interventions, facturer, etc.

Mais là encore, cette méthode génère beaucoup d’échanges et de flux. Il s’agit de transférer toutes ces tâches de suivi que nous avons mentionnées précédemment à une autre personne – une personne qui, soit dit en passant, pourrait quitter l’entreprise à la recherche d’une meilleure opportunité d’emploi.

La meilleure solution : un logiciel de gestion des équipes de terrain

De nos jours, un système de gestion basé sur des documents papier n’a plus d’avenir. Utiliser un logiciel de gestion de planification de gestion d’interventions pour organiser vos techniciens et votre activité est le meilleur moyen non seulement de faire croître votre entreprise, mais aussi de fournir le meilleur service possible à vos clients.

Les clients d’aujourd’hui attendent efficacité et rapidité lorsqu’ils font appel à une entreprise de service. Par exemple, lorsqu’un client appelle votre entreprise, vous devez pouvoir vérifier immédiatement votre planning – ainsi que l’historique des services précédents, s’il y en a. Personne n’attendra en ligne que vous trouviez ceux qui fouillent des centaines de documents dans une armoire à dossiers.

Un puissant logiciel de gestion d’interventions de terrain tel que Synchroteam comprend tous les outils dont vous avez besoin pour gérer efficacement les clients. Avec ces outils, vous pouvez :

Planifier les travaux, en trouvant le créneau qui leur convient et qui convient à vos techniciens.
Suivez l’historique des maintenance et prévoyez les révisions futures le moment venu.
Vérifiez si tout le matériel nécessaire pour le service se trouve dans votre inventaire et commandez des pièces détachées si nécessaire.
Générer les factures partir du même logiciel, même sur place, avant de quitter le domicile du client, grâce à l’application mobile Synchroteam.

En fin de compte, il s’agit de simplifier les processus de travail. Il vous facilite la tâche et offre une meilleure expérience à vos clients. Et qui plus est, cela vous donne plus de temps pour vous concentrer sur ce qui est vraiment important : faire plus de travail, être plus productif et faire grandir votre entreprise !

Si vous voulez voir comment Synchroteam peut vous aider à vous épanouir, n’attendez pas plus longtemps ! Ouvrez un compte de test gratuit dès aujourd’hui et voyez par vous-même.

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Logiciel de Gestion des Interventions sur le terrain : tous les avantages

Publié le 08/12/2020 par Elena Santos

Aucun outil de gestion d’interventions n’est complet sans son application mobile. C’est-à-dire la possibilité pour les techniciens d’utiliser l’application sur leurs smartphones. C’est pourquoi, chez Synchroteam, nous proposons une application mobile depuis le premier jour, afin que votre entreprise puisse maintenir votre productivité à tout moment et en tout lieu.

L’utilisation du client mobile de Synchroteam permet de réduire les visites multiples chez un même client, car les techniciens sur le terrain ont tout ce dont ils ont besoin à portée de main : l’historique des réparations du client, le suivi des pièces et des stocks, et toute autre documentation dont ils peuvent avoir besoin sur place.

Avec l’application mobile Synchroteam, il n’est plus nécessaire de remplir de la paperasse, le gestionnaire est tenu au courant en temps réel et les techniciens de terrain ont tout ce dont ils ont besoin dans un petit appareil de poche.

Les meilleures raisons pour utiliser la solution Synchroteam et son application mobile :

Les solutions basées sur le cloud, comme l’application mobile Synchroteam, disposent de fonctionnalités avancées qui permettent aux techniciens de terrain de rester en contact avec le bureau et d’être productifs dans le cadre de leur travail. Le flux d’informations bidirectionnel facilite l’automatisation de certaines tâches et la mise à jour de toute information en temps réel – par exemple, lorsque vous terminez un travail ou créez une facture. C’est comme si toutes les capacités du bureau pouvaient être étendues à n’importe quel endroit où le technicien se rend !

Un autre avantage important est la numérisation. Un puissant logiciel mobile de service sur le terrain crée des copies numériques de tous les documents nécessaires : devis, bons de travail, factures, etc. Cela réduit considérablement les risques de perte ou d’endommagement des documents, augmente la satisfaction des clients et contribue à améliorer la productivité.

L’approche traditionnelle basée sur le papier est lente et inefficace. Les documents doivent se déplacer d’un endroit à l’autre et vous devez créer de nouvelles copies à chaque mise à jour. La version numérique, en revanche, vous permet de partager des devis, d’attribuer des bons de travail et de générer des factures en un seul clic. De plus, tous ces documents peuvent être mis à jour à tout moment sans gaspiller davantage de papier.

La planification et la remontée d’informations terrain sont deux éléments clés dans toute entreprise de maintenance. Une entreprise de service est rentable tant qu’elle est efficace, et l’efficacité provient d’une planification et d’une répartition des interventions bien planifiées.

Un travail d’équipe facilité

Avec l’application mobile Synchroteam, les gestionnaires et les techniciens de terrain peuvent travailler en synchronisation, en temps réel. Les responsables sont en mesure de trouver le technicien idéal pour chaque travail, de programmer la visite et de suivre le temps de travail. Les techniciens, quant à eux, peuvent ajuster l’horaire en cas d’imprévu (en tenant le responsable informé, bien sûr !), trouver le meilleur itinéraire pour se rendre sur place et informer le client de tout retard éventuel.

Outre le dispatching, une autre tâche qui prend généralement beaucoup de temps est le suivi des pièces et du stock. Un module complet de gestion de stock comme celui proposé par Sychroteam vous permettra également de gérer cette contrainte. Vous pourrez relier les pièces utilisées aux interventions, suivre les numéros de série et contrôler les quantités et les mouvements de stock.

Enfin, lorsque l’intervention est terminée, l’application mobile de Synchroteam peut également vous donner un coup de main. L’application mobile permet aux techniciens sur le terrain de remplir le compte-rendu une fois le travail terminé. Il peut ensuite prendre une vidéo ou une photo du travail terminé avec son smartphone et, surtout, utiliser le client mobile Synchroteam pour générer sur le terrain la facture. L’application mobile Synchroteam, comprend même un module spécial, avec lequel vous pouvez immédiatement encaisser le paiement. Ainsi, au lieu d’attendre des jours ou des semaines, votre entreprise voit ses revenus augmenter instantanément.

Vous n’avez probablement pas besoin d’autres raisons pour commencer à utiliser Synchroteam… si seulement vous pouviez l’essayer, n’est-ce pas ? Eh bien, vous êtes au bon endroit, car Synchroteam propose une version gratuite de test pendant 14 jours, afin que vous puissiez avoir un véritable aperçu du logiciel avant d’acheter la licence. Essayez-le !

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Comment gérer un bureau de services de terrain virtuels pendant la pandémie

Publié le 24/11/2020 par Elena Santos

Au cours de ces dernières semaines, le quotidien de votre entreprise de services de terrain a radicalement changé. La pandémie de COVID-19 a mis le monde sens dessus dessous et modifié notre manière de travailler et d’interagir les uns avec les autres.

Dans ce chaos, votre entreprise de services de terrain fait probablement partie des activités essentielles au bon fonctionnement du pays. Cela signifie que vous êtes autorisé à travailler malgré le confinement général décrété par votre gouvernement. Mais même si vous maintenez votre activité, vous devez prendre les précautions nécessaires pour protéger votre équipe.

Nous vous avons déjà donné quelques conseils pour affronter la pandémie de coronavirus depuis votre entreprise. En voici également quelques-uns pour dématérialiser votre bureau et réduire les risques de contagion.

Planification et affectation dématérialisée des équipes

Utilise-t-on encore le papier et le stylo dans votre entreprise ? Si tel est le cas, cela contraint vos collaborateurs à travailler à proximité les uns des autres, ce qui augmente les risques de contagion. À tout malheur quelque chose est bon : cette pandémie pourrait être l’occasion de passer à l’ère de l’entreprise numérique.

La plupart des professionnels de services de terrain utilisent déjà un logiciel de gestion comme Synchroteam – un système qui leur permet, entre autres, de planifier les interventions et dispatcher les équipes, de gérer le stock et de facturer leurs clients.

Avec un logiciel de gestion des interventions, la plupart des tâches sont dématérialisées. Par exemple, vos collaborateurs et vos clients peuvent remplir, mettre à jour et partager des documents sans s’exposer physiquement.

Mais un outil de gestion des interventions offre bien d’autres avantages, qui permettent d’améliorer l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise. Alors si vous êtes prêt, essayez Synchroteam avec notre démo gratuite !

Accéder aux ordinateurs à distance

Une grande partie de vos collaborateurs sont peut-être déjà en télétravail. Cependant, pour de nombreux prestataires de services de terrain, l’ordinateur de bureau contient toujours de précieuses informations. Listes des interventions et plannings, rapports de service clients, factures à envoyer : ces documents importants et d’autres peuvent être difficilement accessibles pendant la pandémie.

Heureusement, la technologie est là pour vous aider. Un certain nombre d’outils vous permettent d’accéder à distance au contenu de vos ordinateurs. Vous pouvez ainsi ouvrir des documents et les modifier depuis chez vous, comme si vous étiez au bureau.

Chrome Remote Desktop compte parmi les outils d’accès à distance les plus utilisés. Gratuit et facile à utiliser, il permet à toute personne munie d’un compte Google d’accéder à un ordinateur depuis un autre appareil. Mais n’oubliez pas qu’il doit être correctement configuré dans votre ordinateur. Vous devrez donc aller au moins une fois au bureau avant de travailler chez vous pendant la durée de la pandémie.

Autre outil d’accès à distance très connu, TeamViewer est également gratuit pour une utilisation personnelle. Il permet d’accéder à des terminaux (il prend même en charge les plateformes mobiles iOS et Android) et de travailler à distance comme si vous étiez physiquement devant eux.

Devis et support client à distance

Ce n’est probablement pas le meilleur moment pour rendre visite à vos clients. La plupart n’auront pas très envie de vous laisser entrer chez eux, même s’ils ont des problèmes d’électricité, de plomberie ou de chauffage. Comment faire ? Une fois de plus, la technologie vous apporte une réponse.

Au lieu d’aller chez le client physiquement, votre technicien peut faire une visioconférence avec lui. Le client pourra lui montrer où se trouve le problème. Le technicien évaluera le besoin d’intervention, et générera un devis si nécessaire Ce devis peut être facilement créé avec la plupart des outils de gestion des interventions comme Synchroteam, qui a un moteur de facturation.

Par ailleurs, vous pouvez utiliser un certain nombred’outils gratuits pour vos visioconférences. Certains sont déjà tellement connus que beaucoup de gens savent déjà les utiliser : WhatsApp, Skype, FaceTime, Google Hangouts…

Facturation numérique

Enfin et surtout, il ne faut pas oublier la dernière étape de toute intervention sur le terrain : le paiement. Pour prévenir la propagation du virus pendant la pandémie, il est recommandé de préférer les cartes de crédit aux espèces. Fort heureusement, de nombreux outils de gestion des interventions comme Synchroteam ont déjà pensé au problème.

Les cartes de crédit sont un excellent moyen de paiement aujourd’hui. Elles ne passent pas de main en main (contrairement aux billets et aux pièces), et vous pouvez les introduire dans le terminal sans vous approcher d’une autre personne.

En outre, grâce au module de traitement de paiement de Synchroteam, vous pouvez vous faire payer directement sur le lieu de l’intervention. Une fois le paiement accepté, le système vous adresse automatiquement un email de confirmation et envoie la facture dématérialisée au client.

Plannings numériques, accès à distance, devis par visioconférence, facturation en ligne : tous ces outils vous permettent de continuer à fournir un service de qualité à votre client tout en protégeant votre équipe de la pandémie.

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Expérience client de qualité supérieure : 10 idées pour se concentrer sur l’essentiel

Publié le 10/11/2020 par Elena Santos

Cela ne fait aucun doute : la technologie peut permettre d’offrir une expérience client de qualité supérieure. Mais au-delà de l’intelligence artificielle, des assistants numériques, du big data, de l’Internet des objets et de tous ces outils dérivés de la technologie d’aujourd’hui, parfois, il faut savoir se concentrer sur l’essentiel.

Certes, les outils de communication modernes vous permettent de garder plus facilement contact avec vos clients. En outre, un logiciel de gestion des services de terrain comme Synchroteam peut être un véritable atout pour offrir une expérience client optimale. Mais pourquoi ne pas essayer de trouver d’autres manières d’entretenir le lien et d’améliorer vos relations avec eux cette année ?

Voici quelques idées pour vous aider à atteindre une expérience client de qualité supérieure en 2020 !

1. Rester en contact. Cela doit évidemment être le premier pilier, et le plus important, de l’expérience client. N’oubliez pas vos clients lorsque vous avez terminé le travail. Recontactez-les régulièrement, même si ce n’est que deux fois par an. Ils se souviendront de vous pour les « retouches », par exemple.

2. Éviter les longs temps d’attente. Personne n’aime être mis en attente. Ne faites pas perdre son temps à votre client en le faisant attendre au téléphone. Et si vous ne pouvez pas faire autrement, essayez d’atténuer le désagrément : informez-le du temps d’attente, ou proposez-lui d’être rappelé.

3. Partager les pratiques. Si votre entreprise dispose d’une équipe dédiée au support client, organisez régulièrement des réunions pour favoriser le partage d’astuces, de conseils et de meilleures pratiques en matière d’expérience client. Essayez également de mettre en place des concours pour encourager l’émergence de nouvelles idées et de nouveaux projets en matière de support client.

4. Fêter la Semaine nationale du service client. C’est vrai, ce n’est pas avant octobre, mais une entreprise avertie en vaut deux. Vous pouvez d’ores et déjà commencer à prévoir des offres et événements spéciaux, pour placer vos clients au centre de cette journée.

5. Fêter la Journée pour mieux apprendre à connaître vos clients. Il ne s’agit pas d’une semaine, mais de quatre jours par an, le troisième jeudi de chaque trimestre (janvier, avril, juillet et octobre). C’est aussi une excellente occasion de se demander comment atteindre la meilleure expérience client possible.

6. Être plus actif sur les réseaux sociaux. Nous avons souvent parlé de l’importance d’être présent sur les réseaux sociaux. Si vos clients y sont, vous devez y être aussi ! Participez à la conversation, mais n’oubliez pas que vous êtes là pour échanger, pas pour faire de la publicité…

7. Commencer à utiliser la vidéo. La vidéo est un outil formidable qui permet toutes sortes de choses. Elle arrive sur un nombre croissant de plateformes, y compris YouTube, Instagram, TikTok et bien d’autres encore. Vous pouvez utiliser ce format pour vos didacticiels en ligne, vos foires aux questions, et même vos présentations de personnel.

8. Demander un retour à vos clients. Pour offrir une expérience client de qualité supérieure, il faut toujours savoir ce que vos clients attendent de vous… alors pourquoi ne pas le leur demander directement ? À l’aide d’une question simple, comme « Citez-nous un point que nous pourrions améliorer ? », recueillez de précieux avis qui vous permettront d’améliorer votre service client.

9. Servir la communauté. Certes, les clients sont importants. Mais la communauté à laquelle vous, votre entreprise et vos clients appartiennent le sont aussi. S’impliquer dans des projets qui servent la communauté (événements caritatifs, causes philanthropiques, ONG…) améliore votre image.

10. Ne pas oublier l’expérience employé. Pour offrir une expérience client de qualité supérieure, vous devez également offrir une bonne expérience employé. Un employé heureux sera en mesure de fournir un meilleur support client qu’un employé mécontent. Ce qui se passe à l’intérieur d’une entreprise transparaît à l’extérieur.

Ce ne sont là que quelques idées pour vous permettre d’atteindre l’excellence en matière d’expérience client en 2020 ! Et maintenant, à vous de jouer : appliquez-en quelques-unes à votre flux de travail et vous serez surpris de voir combien ces petites choses peuvent influer sur la satisfaction de vos clients.

N’oubliez pas que Synchroteam propose des fonctionnalités spéciales axées sur le client qui pourront vous aider dans cette démarche, alors téléchargez la version de démonstration et au travail !

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