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Synchroteam, votre meilleur allié en cette période de COVID-19

Lorsque vous pensez aux entreprises de maintenance, vous imaginez probablement un technicien qui va chez un client pour installer ou réparer quelque chose. Après tout, les techniciens de terrain sont la face visible de leur entreprise. Mais nous sommes en pleine pandémie, et cela a tout changé. Il est maintenant temps de surmonter les difficultés, de mettre à jour les anciennes procédures et de s’adapter aux temps nouveaux. Heureusement pour vous, le logiciel de répartition est là pour vous aider !

La COVID-19 a apporté des défis sans précédent à l’activité en constante évolution des entreprises de maintenance et de service sur le terrain. Cela signifie que la concurrence pour offrir la meilleure expérience client est encore plus forte aujourd’hui.

En outre, il est désormais presque indispensable de tout faire correctement du premier coup. Quel que soit le type de service fourni par vos techniciens (nouvelles installations, révisions de routine, réparations ou urgences), vous devez toujours garder votre client à l’esprit. Et, en même temps, faites en sorte que le travail de vos techniciens de terrain soit aussi facile et sûr que possible.

Avec l’augmentation du travail à distance due à la pandémie de coronavirus, la gestion de votre personnel est devenue plus difficile. Et c’est précisément là que le logiciel de planification et de gestion d’interventions, que propose Synchroteam, peut être vraiment utile. Grâce au soutien d’un logiciel de répartition approprié, vous pouvez vous adapter aux nouveaux flux de travail et continuer à fournir un excellent service à vos clients.

Augmenter l’efficacité en cas de pandémie grâce à un logiciel de planification

Grâce à un logiciel de planification et de gestion d’interventions, vous pouvez facilement optimiser le planning de vos techniciens. De plus, des solutions logicielles de pointe telles que Synchroteam vous fournissent des clients mobiles qui rendent l’ensemble du flux de travail 100% numérique.

Les techniciens pourront planifier leur itinéraire, générer des factures et traiter les paiements sans contact – tout cela en restant en contact avec le personnel du bureau à tout moment. De cette manière, vous vous assurez que le travail est fait et que vous êtes payé, mais sans mettre personne en danger.

Une autre caractéristique importante de tout logiciel de gestion d’interventions est la possibilité d’envoyer des messages texte aux clients lorsque les techniciens de terrain sont en route. Cela leur permet de se préparer à la visite, en portant des masques et en gardant la distance sociale nécessaire. Et ils peuvent être facilement avertis en cas de retard dû à des événements imprévus.

Tout faire du premier coup

Il est essentiel d’améliorer l’efficacité en ces temps difficiles, mais il faut aussi se préparer pour le travail. Vous devez vous assurer que vous affectez le bon technicien à chaque tâche et qu’il dispose de tout l’équipement nécessaire (outils et pièces) pour l’accomplir du premier coup.

Il est désormais tout simplement essentiel de terminer le travail en une seule visite, afin d’éviter les interactions sociales inutiles. Et un bon logiciel de planification peut également être utile à cet effet.

Par exemple, l’outil de suivi des stocks intégré à Synchroteam vous permet de contrôler totalement tous les outils, fournitures et pièces nécessaires à chaque travail. En outre, ce logiciel vous aide à trouver le meilleur technicien pour le travail, en fonction des atouts de chacun et de la proximité du lieu de travail.

Régler le problème avant même qu’il n’existe

Le flux de travail habituel dans le secteur des services sur le terrain implique généralement qu’un client appelle votre entreprise en premier lieu, qu’il loue vos services pour une installation ou une réparation, puis que le technicien se déplace.

Cependant, un logiciel de répartition peut renverser la situation. Si vous utilisez le bon outil, vous avez probablement accès à un utilitaire de maintenance préventive. Cet utilitaire vous aide à créer un calendrier de maintenance qui peut vous éviter de futurs appels de service pour réparer un problème qui aurait pu être évité.

Il vous suffit de consulter l’historique d’interventions du client et les rapports de travail dans votre logiciel de répartition. Ces informations vous permettent de suivre les interventions passés et de recueillir des données qui peuvent être très utiles pour essayer de garder une longueur d’avance sur les réparations coûteuses. Comme vous pouvez l’imaginer, apporter la solution à un problème qui n’existe même pas encore fait des merveilles en matière de satisfaction du client !

Préparez-vous, vous et votre entreprise de services ou de maintenance, à affronter ces temps difficiles à l’aide d’un puissant outil logiciel de planification et de gestion d’interventions comme Synchroteam. Ouvrez un compte de test gratuit dès maintenant !

Image de M. Tozzo

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Vous recherchez un logiciel de gestion de vos techniciens de terrain ?

Lorsque vous avez décidé de créer votre entreprise de services, la gestion de la clientèle ne figurait probablement pas parmi vos principales priorités. Par conséquent, vous n’avez pas pris le temps de chercher, de tester et de commencer à utiliser un logiciel de gestion de vos équipes de terrain. Vous vouliez juste travailler, faire croître votre entreprise et, oui, gagner de l’argent par la même occasion.

Cependant, vous avez probablement aussi découvert que travailler dans le secteur des services ne consiste pas seulement à savoir comment effectuer votre métier. Il faut aussi gérer vos clients qui sont finalement ce qu’il y a de plus important dans votre métier, et vous devez travailler dur pour leur fournir le meilleur service et ainsi les fidéliser. En fait, après une seule expérience négative avec une client, jusqu’à 51 % d’entre eux vous quitteront et ne feront plus appel à vos services.

Il n’est donc pas facile d’atteindre un service clientèle d’un excellent niveau. Cela signifie répondre au téléphone et/ou aux courriels, se souvenir de tous les travaux effectués, assurer le suivi des tâches en cours, envoyer les factures à temps, et une centaine d’autres petites choses qui n’ont pas grand chose à voir avec, par exemple, la réparation d’un équipement de chauffage, de ventilation et de climatisation. Et bien sûr, tout cela avec le sourire !

Heureusement pour vous, un logiciel professionnel de planification et de gestion d’interventions comme Synchroteam peut également vous aider dans les tâches liées aux clients : de la planification des travaux à la facturation, notre outil vous guide à chaque étape.

Pourquoi ne pas utiliser du papier et du crayon ?

Lorsque vous êtes une petite entreprise et que vous n’avez qu’un nombre limité de clients, un simple registre des clients et un stylo et du papier pour la saisie du compte-rendu d’interventions peut suffire. Mais si vous voulez vraiment que votre entreprise prospère, vous avez besoin d’un puissant logiciel de gestion pour accomplir toutes les tâches administratives liées au traitement des demandes clients.

En essayant de tout suivre dans votre tête (rendez-vous, facturation, inventaire, etc.), vous avez tendance à faire des erreurs. Et même si vous êtes capable de vous souvenir de l’emploi du temps de toute votre équipe, vous ne pourrez certainement pas suivre l’historique des interventions de chacun de vos clients.

Envisagez d’engager un gestionnaire

Lorsque vous réalisez qu’un papier et un crayon ne permettent pas d’offrir le meilleur service à la clientèle, la prochaine étape logique pourrait être d’engager un gestionnaire spécialisé. C’est-à-dire une personne chargée de toutes les tâches administratives liées aux clients : répondre au téléphone, planifier les interventions, facturer, etc.

Mais là encore, cette méthode génère beaucoup d’échanges et de flux. Il s’agit de transférer toutes ces tâches de suivi que nous avons mentionnées précédemment à une autre personne – une personne qui, soit dit en passant, pourrait quitter l’entreprise à la recherche d’une meilleure opportunité d’emploi.

La meilleure solution : un logiciel de gestion des équipes de terrain

De nos jours, un système de gestion basé sur des documents papier n’a plus d’avenir. Utiliser un logiciel de gestion de planification de gestion d’interventions pour organiser vos techniciens et votre activité est le meilleur moyen non seulement de faire croître votre entreprise, mais aussi de fournir le meilleur service possible à vos clients.

Les clients d’aujourd’hui attendent efficacité et rapidité lorsqu’ils font appel à une entreprise de service. Par exemple, lorsqu’un client appelle votre entreprise, vous devez pouvoir vérifier immédiatement votre planning – ainsi que l’historique des services précédents, s’il y en a. Personne n’attendra en ligne que vous trouviez ceux qui fouillent des centaines de documents dans une armoire à dossiers.

Un puissant logiciel de gestion d’interventions de terrain tel que Synchroteam comprend tous les outils dont vous avez besoin pour gérer efficacement les clients. Avec ces outils, vous pouvez :

  • Planifier les travaux, en trouvant le créneau qui leur convient et qui convient à vos techniciens.
  • Suivez l’historique des maintenance et prévoyez les révisions futures le moment venu.
  • Vérifiez si tout le matériel nécessaire pour le service se trouve dans votre inventaire et commandez des pièces détachées si nécessaire.
  • Générer les factures partir du même logiciel, même sur place, avant de quitter le domicile du client, grâce à l’application mobile Synchroteam.

En fin de compte, il s’agit de simplifier les processus de travail. Il vous facilite la tâche et offre une meilleure expérience à vos clients. Et qui plus est, cela vous donne plus de temps pour vous concentrer sur ce qui est vraiment important : faire plus de travail, être plus productif et faire grandir votre entreprise !

Si vous voulez voir comment Synchroteam peut vous aider à vous épanouir, n’attendez pas plus longtemps ! Ouvrez un compte de test gratuit dès aujourd’hui et voyez par vous-même.

Image de Pexels

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Logiciel de Gestion des Interventions sur le terrain : tous les avantages

Aucun outil de gestion d’interventions n’est complet sans son application mobile. C’est-à-dire la possibilité pour les techniciens d’utiliser l’application sur leurs smartphones. C’est pourquoi, chez Synchroteam, nous proposons une application mobile depuis le premier jour, afin que votre entreprise puisse maintenir votre productivité à tout moment et en tout lieu.

L’utilisation du client mobile de Synchroteam permet de réduire les visites multiples chez un même client, car les techniciens sur le terrain ont tout ce dont ils ont besoin à portée de main : l’historique des réparations du client, le suivi des pièces et des stocks, et toute autre documentation dont ils peuvent avoir besoin sur place.

Avec l’application mobile Synchroteam, il n’est plus nécessaire de remplir de la paperasse, le gestionnaire est tenu au courant en temps réel et les techniciens de terrain ont tout ce dont ils ont besoin dans un petit appareil de poche.

Les meilleures raisons pour utiliser la solution Synchroteam et son application mobile : 

Les solutions basées sur le cloud, comme l’application mobile Synchroteam, disposent de fonctionnalités avancées qui permettent aux techniciens de terrain de rester en contact avec le bureau et d’être productifs dans le cadre de leur travail. Le flux d’informations bidirectionnel facilite l’automatisation de certaines tâches et la mise à jour de toute information en temps réel – par exemple, lorsque vous terminez un travail ou créez une facture. C’est comme si toutes les capacités du bureau pouvaient être étendues à n’importe quel endroit où le technicien se rend !

Un autre avantage important est la numérisation. Un puissant logiciel mobile de service sur le terrain crée des copies numériques de tous les documents nécessaires : devis, bons de travail, factures, etc. Cela réduit considérablement les risques de perte ou d’endommagement des documents, augmente la satisfaction des clients et contribue à améliorer la productivité.

L’approche traditionnelle basée sur le papier est lente et inefficace. Les documents doivent se déplacer d’un endroit à l’autre et vous devez créer de nouvelles copies à chaque mise à jour. La version numérique, en revanche, vous permet de partager des devis, d’attribuer des bons de travail et de générer des factures en un seul clic. De plus, tous ces documents peuvent être mis à jour à tout moment sans gaspiller davantage de papier.

La planification et la remontée d’informations terrain sont deux éléments clés dans toute entreprise de maintenance. Une entreprise de service est rentable tant qu’elle est efficace, et l’efficacité provient d’une planification et d’une répartition des interventions bien planifiées.

Un travail d’équipe facilité

Avec l’application mobile Synchroteam, les gestionnaires et les techniciens de terrain peuvent travailler en synchronisation, en temps réel. Les responsables sont en mesure de trouver le technicien idéal pour chaque travail, de programmer la visite et de suivre le temps de travail. Les techniciens, quant à eux, peuvent ajuster l’horaire en cas d’imprévu (en tenant le responsable informé, bien sûr !), trouver le meilleur itinéraire pour se rendre sur place et informer le client de tout retard éventuel.

Outre le dispatching, une autre tâche qui prend généralement beaucoup de temps est le suivi des pièces et du stock. Un module complet de gestion de stock comme celui proposé par Sychroteam vous permettra également de gérer cette contrainte. Vous pourrez relier les pièces utilisées aux interventions, suivre les numéros de série et contrôler les quantités et les mouvements de stock.

Enfin, lorsque l’intervention est terminée, l’application mobile de Synchroteam peut également vous donner un coup de main. L’application mobile permet aux techniciens sur le terrain de remplir le compte-rendu une fois le travail terminé. Il peut ensuite prendre une vidéo ou une photo du travail terminé avec son smartphone et, surtout, utiliser le client mobile Synchroteam pour générer sur le terrain la facture. L’application mobile Synchroteam, comprend même un module spécial, avec lequel vous pouvez immédiatement encaisser le paiement. Ainsi, au lieu d’attendre des jours ou des semaines, votre entreprise voit ses revenus augmenter instantanément.

Vous n’avez probablement pas besoin d’autres raisons pour commencer à utiliser Synchroteam… si seulement vous pouviez l’essayer, n’est-ce pas ? Eh bien, vous êtes au bon endroit, car Synchroteam propose une version gratuite de test pendant 14 jours, afin que vous puissiez avoir un véritable aperçu du logiciel avant d’acheter la licence. Essayez-le !

Image par PxFuel

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Comment gérer un bureau de services de terrain virtuels pendant la pandémie

Au cours de ces dernières semaines, le quotidien de votre entreprise de services de terrain a radicalement changé. La pandémie de COVID-19 a mis le monde sens dessus dessous et modifié notre manière de travailler et d’interagir les uns avec les autres.

Dans ce chaos, votre entreprise de services de terrain fait probablement partie des activités essentielles au bon fonctionnement du pays. Cela signifie que vous êtes autorisé à travailler malgré le confinement général décrété par votre gouvernement. Mais même si vous maintenez votre activité, vous devez prendre les précautions nécessaires pour protéger votre équipe.

Nous vous avons déjà donné quelques conseils pour affronter la pandémie de coronavirus depuis votre entreprise. En voici également quelques-uns pour dématérialiser votre bureau et réduire les risques de contagion.

Planification et affectation dématérialisée des équipes

Utilise-t-on encore le papier et le stylo dans votre entreprise ? Si tel est le cas, cela contraint vos collaborateurs à travailler à proximité les uns des autres, ce qui augmente les risques de contagion. À tout malheur quelque chose est bon : cette pandémie pourrait être l’occasion de passer à l’ère de l’entreprise numérique.

La plupart des professionnels de services de terrain utilisent déjà un logiciel de gestion comme Synchroteam – un système qui leur permet, entre autres, de planifier les interventions et dispatcher les équipes, de gérer le stock et de facturer leurs clients.

Avec un logiciel de gestion des interventions, la plupart des tâches sont dématérialisées. Par exemple, vos collaborateurs et vos clients peuvent remplir, mettre à jour et partager des documents sans s’exposer physiquement.

Mais un outil de gestion des interventions offre bien d’autres avantages, qui permettent d’améliorer l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise. Alors si vous êtes prêt, essayez Synchroteam avec notre démo gratuite !

Accéder aux ordinateurs à distance

Une grande partie de vos collaborateurs sont peut-être déjà en télétravail. Cependant, pour de nombreux prestataires de services de terrain, l’ordinateur de bureau contient toujours de précieuses informations. Listes des interventions et plannings, rapports de service clients, factures à envoyer : ces documents importants et d’autres peuvent être difficilement accessibles pendant la pandémie.

Heureusement, la technologie est là pour vous aider. Un certain nombre d’outils vous permettent d’accéder à distance au contenu de vos ordinateurs. Vous pouvez ainsi ouvrir des documents et les modifier depuis chez vous, comme si vous étiez au bureau.

Chrome Remote Desktop compte parmi les outils d’accès à distance les plus utilisés. Gratuit et facile à utiliser, il permet à toute personne munie d’un compte Google d’accéder à un ordinateur depuis un autre appareil. Mais n’oubliez pas qu’il doit être correctement configuré dans votre ordinateur. Vous devrez donc aller au moins une fois au bureau avant de travailler chez vous pendant la durée de la pandémie.

Autre outil d’accès à distance très connu, TeamViewer est également gratuit pour une utilisation personnelle. Il permet d’accéder à des terminaux (il prend même en charge les plateformes mobiles iOS et Android) et de travailler à distance comme si vous étiez physiquement devant eux.

Devis et support client à distance

Ce n’est probablement pas le meilleur moment pour rendre visite à vos clients. La plupart n’auront pas très envie de vous laisser entrer chez eux, même s’ils ont des problèmes d’électricité, de plomberie ou de chauffage. Comment faire ? Une fois de plus, la technologie vous apporte une réponse.

Au lieu d’aller chez le client physiquement, votre technicien peut faire une visioconférence avec lui. Le client pourra lui montrer où se trouve le problème. Le technicien évaluera le besoin d’intervention, et générera un devis si nécessaire Ce devis peut être facilement créé avec la plupart des outils de gestion des interventions comme Synchroteam, qui a un moteur de facturation.

Par ailleurs, vous pouvez utiliser un certain nombred’outils gratuits pour vos visioconférences. Certains sont déjà tellement connus que beaucoup de gens savent déjà les utiliser : WhatsApp, Skype, FaceTime, Google Hangouts…

Facturation numérique

Enfin et surtout, il ne faut pas oublier la dernière étape de toute intervention sur le terrain : le paiement. Pour prévenir la propagation du virus pendant la pandémie, il est recommandé de préférer les cartes de crédit aux espèces. Fort heureusement, de nombreux outils de gestion des interventions comme Synchroteam ont déjà pensé au problème.

Les cartes de crédit sont un excellent moyen de paiement aujourd’hui. Elles ne passent pas de main en main (contrairement aux billets et aux pièces), et vous pouvez les introduire dans le terminal sans vous approcher d’une autre personne.

En outre, grâce au module de traitement de paiement de Synchroteam, vous pouvez vous faire payer directement sur le lieu de l’intervention. Une fois le paiement accepté, le système vous adresse automatiquement un email de confirmation et envoie la facture dématérialisée au client.

Plannings numériques, accès à distance, devis par visioconférence, facturation en ligne : tous ces outils vous permettent de continuer à fournir un service de qualité à votre client tout en protégeant votre équipe de la pandémie.

Image de Dejan Krsmanovic

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Expérience client de qualité supérieure : 10 idées pour se concentrer sur l’essentiel

Cela ne fait aucun doute : la technologie peut permettre d’offrir une expérience client de qualité supérieure. Mais au-delà de l’intelligence artificielle, des assistants numériques, du big data, de l’Internet des objets et de tous ces outils dérivés de la technologie d’aujourd’hui, parfois, il faut savoir se concentrer sur l’essentiel.

Certes, les outils de communication modernes vous permettent de garder plus facilement contact avec vos clients. En outre, un logiciel de gestion des services de terrain comme Synchroteam peut être un véritable atout pour offrir une expérience client optimale. Mais pourquoi ne pas essayer de trouver d’autres manières d’entretenir le lien et d’améliorer vos relations avec eux cette année ?

Voici quelques idées pour vous aider à atteindre une expérience client de qualité supérieure en 2020 !


1. Rester en contact. Cela doit évidemment être le premier pilier, et le plus important, de l’expérience client. N’oubliez pas vos clients lorsque vous avez terminé le travail. Recontactez-les régulièrement, même si ce n’est que deux fois par an. Ils se souviendront de vous pour les « retouches », par exemple.

2. Éviter les longs temps d’attente. Personne n’aime être mis en attente. Ne faites pas perdre son temps à votre client en le faisant attendre au téléphone. Et si vous ne pouvez pas faire autrement, essayez d’atténuer le désagrément : informez-le du temps d’attente, ou proposez-lui d’être rappelé.

3. Partager les pratiques. Si votre entreprise dispose d’une équipe dédiée au support client, organisez régulièrement des réunions pour favoriser le partage d’astuces, de conseils et de meilleures pratiques en matière d’expérience client. Essayez également de mettre en place des concours pour encourager l’émergence de nouvelles idées et de nouveaux projets en matière de support client.

4. Fêter la Semaine nationale du service client. C’est vrai, ce n’est pas avant octobre, mais une entreprise avertie en vaut deux. Vous pouvez d’ores et déjà commencer à prévoir des offres et événements spéciaux, pour placer vos clients au centre de cette journée.

5. Fêter la Journée pour mieux apprendre à connaître vos clients. Il ne s’agit pas d’une semaine, mais de quatre jours par an, le troisième jeudi de chaque trimestre (janvier, avril, juillet et octobre). C’est aussi une excellente occasion de se demander comment atteindre la meilleure expérience client possible.

6. Être plus actif sur les réseaux sociaux. Nous avons souvent parlé de l’importance d’être présent sur les réseaux sociaux. Si vos clients y sont, vous devez y être aussi ! Participez à la conversation, mais n’oubliez pas que vous êtes là pour échanger, pas pour faire de la publicité…

7. Commencer à utiliser la vidéo. La vidéo est un outil formidable qui permet toutes sortes de choses. Elle arrive sur un nombre croissant de plateformes, y compris YouTube, Instagram, TikTok et bien d’autres encore. Vous pouvez utiliser ce format pour vos didacticiels en ligne, vos foires aux questions, et même vos présentations de personnel.

8. Demander un retour à vos clients. Pour offrir une expérience client de qualité supérieure, il faut toujours savoir ce que vos clients attendent de vous… alors pourquoi ne pas le leur demander directement ? À l’aide d’une question simple, comme « Citez-nous un point que nous pourrions améliorer ? », recueillez de précieux avis qui vous permettront d’améliorer votre service client.

9. Servir la communauté. Certes, les clients sont importants. Mais la communauté à laquelle vous, votre entreprise et vos clients appartiennent le sont aussi. S’impliquer dans des projets qui servent la communauté (événements caritatifs, causes philanthropiques, ONG…) améliore votre image.

10. Ne pas oublier l’expérience employé. Pour offrir une expérience client de qualité supérieure, vous devez également offrir une bonne expérience employé. Un employé heureux sera en mesure de fournir un meilleur support client qu’un employé mécontent. Ce qui se passe à l’intérieur d’une entreprise transparaît à l’extérieur.

Ce ne sont là que quelques idées pour vous permettre d’atteindre l’excellence en matière d’expérience client en 2020 ! Et maintenant, à vous de jouer : appliquez-en quelques-unes à votre flux de travail et vous serez surpris de voir combien ces petites choses peuvent influer sur la satisfaction de vos clients.

N’oubliez pas que Synchroteam propose des fonctionnalités spéciales axées sur le client qui pourront vous aider dans cette démarche, alors téléchargez la version de démonstration et au travail !

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5 conseils pour mieux réagir en cas de crise

En cas de crise comme celle que nous vivons actuellement, il est essentiel de réagir rapidement. Contrairement à d’autres services, les services d’intervention sont généralement considérés comme une activité essentielle. Les prestataires de services de terrain doivent donc être en mesure de réagir rapidement face aux imprévus. En d’autres termes, votre entreprise ne peut se permettre d’interrompre son activité en cette période de crise.

Bien au contraire : dans beaucoup de domaines (médical, énergie, maintenance…), les prestataires de services de terrain sont précisément ceux qui se battent pour que le monde continue de fonctionner. Face à une crise comme celle du COVID-19, il existe quelques règles clés à respecter pour optimiser vos temps de réaction. Voici quelques conseils !

Protéger votre équipe

Toute crise, quelle que soit sa nature, nécessite l’élaboration et la mise en place de nouveaux protocoles. Ces protocoles ont pour but de permettre aux techniciens de travailler en toute sécurité dans les zones à risque.

Qu’il s’agisse de travaux de réparation, de maintenance ou d’installation, veillez à ce que votre équipe soit correctement protégée. Pour cela, intégrez ces protocoles de sécurité le plus rapidement possible au flux de travail habituel. Savoir que leur sécurité est votre priorité fait une grande différence pour vos techniciens. Une bonne communication est donc cruciale pour les informer.

La vitesse : un élément clé

Il va sans dire que la vitesse est l’élément clé de toute réaction en cas de crise. Avec le bon outil de gestion des interventions, vous pouvez informer les personnes les plus qualifiées pour une intervention en un clin d’œil et les déployer dans la zone requise en quelques heures.

Adapter votre réaction

L’impact d’une crise comme celle que nous vivons actuellement peut être étendu et de longue durée. C’est la raison pour laquelle il est essentiel de pouvoir adapter vos mesures d’urgence à la situation. 

À mesure que la crise évolue, les besoins évoluent également. Différents types de techniciens seront nécessaires en fonction de la nature de l’intervention, et les appels urgents seront probablement plus nombreux. Si vous utilisez déjà une application de gestion des interventions comme Synchroteam, la situation sera heureusement un peu plus facile à gérer.

Vous pourrez constituer des équipes de techniciens et leur assigner de nouvelles tâches en quelques instants. Et si vos techniciens sont eux-mêmes affectés par la crise (comme cela peut être le cas dans une pandémie), le logiciel vous aidera à trouver des remplaçants parmi vos équipes.

Veiller à la conformité de votre travail

En temps normal comme en période de crise, les services d’installation et de maintenance sont fondamentales pour permettre aux infrastructures industrielles essentielles de continuer à fonctionner. Et même en cas de crise comme la pandémie de COVID-19, vous devez être en mesure de garantir la conformité de votre travail, car les normes changent et évoluent avec le temps. 

Ne pas oublier de recueillir des données

Les catastrophes naturelles, les crises et les pandémies nécessitent des mesures immédiates. Ce n’est pas le moment de passer en revue de grandes quantités de données pour décider ce que vous allez en faire. En temps de crise, il faut récolter des données, cela ne fait aucun doute. Mais celles-ci doivent être transmises sans attendre aux bonnes personnes.

Une application de gestion des interventions efficace comprend des modules d’analyse et de reporting, et même une API qui vous permet de vous connecter avec d’autres services. Ces outils vous permettent de collecter rapidement des données d’intervention pour une analyse ultérieure, tout en affectant vos précieuses ressources là où elles sont les plus utiles. 

Vous vous demandez comment Synchroteam peut permettre à votre entreprise de services de terrain de se développer ? Télécharger la version de démonstration gratuite !

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5 conseils aux professionnels des services de terrain pour minimiser l’impact du coronavirus

Il est partout, et pas seulement dans les médias et sur les réseaux sociaux. Le coronavirus n’est plus seulement un risque de santé publique. Il est responsable de la fermeture des usines, de l’annulation d’événements en tout genre, et d’importantes fluctuations de la Bourse. Et ceci, bien sûr, n’est pas sans répercussions négatives sur le secteur des services de terrain. 

La dure réalité, c’est que les professionnels de services de terrain doivent prendre les mesures nécessaires pour surmonter les nouveaux défis engendrés par le coronavirus. La fermeture temporaire des usines affectant la disponibilité des ressources, les prestataires de services de terrain doivent adapter la manière dont ils gèrent leur stock, les prix de leurs services et le support clients.

Personne ne connaît l’impact qu’aura réellement l’épidémie de coronavirus, c’est pourquoi il est important de faire des ajustements et de réagir le plus rapidement possible. Seules des mesures rapides et adaptées permettront aux professionnels des services de terrain d’atténuer les effets de la crise sur leur entreprise. Voici cinq conseils pour vous aider !

Acheter maintenant

Dans de nombreux secteurs, la crise du coronavirus a déjà entraîné d’importantes perturbations de la chaîne logistique, et cela s’accélère. Des entreprises de tous les secteurs, des fabricants de smartphones aux constructeurs automobiles, annoncent la fermeture temporaire de leurs usines ou des retards de production dus à un défaut d’approvisionnement. Et selon un récent rapport, jusqu’à 94 % des entreprises du Fortune 1000 font face à des problèmes d’approvisionnement en raison de la crise actuelle. 

À mesure que le virus se répand dans le monde, il paraît peu probable que le problème se résolve dans l’immédiat. C’est la raison pour laquelle les prestataires de services de terrain doivent se constituer un stock sans attendre. Si vous attendez que vos stocks soient épuisés, vous risquez de payer plus cher, ou de découvrir que vous ne pouvez plus acheter les pièces manquantes.

Diversifier vos fournisseurs

Lorsqu’au cours de ces derniers mois, le ton est monté entre les États-Unis et la Chine, de nombreuses entreprises ont cherché à diversifier leur chaîne logistique pour ne pas se retrouver prises dans une guerre commerciale.

Aujourd’hui, les relations semblent s’être apaisées entre ces deux pays, mais nous faisons face à une autre menace : celle d’une crise économique sans précédent au cours de prochains mois. 

Dans ce contexte, s’appuyer sur un seul distributeur peut être une erreur fatale. En tant que professionnel des services de terrain, vous devez trouver d’autres fournisseurs, de préférence dans différentes régions du monde. Vous traverserez ainsi plus sereinement la crise sanitaire, et la crise économique qui s’ensuivra, car le monde risque de mettre du temps à se relever.

Stocker davantage

Outre vous approvisionner avant que votre stock soit épuisé et varier vos sources d’approvisionnement, vous devez aussi avoir plus de stock qu’en temps normal. Face à l’incertitude générée par la crise, nous recommandons aux prestataires de services de terrain de se constituer au moins deux ou trois mois de stock d’avance.

Votre entreprise sera ainsi mieux préparée à affronter les défauts d’approvisionnement potentiels et sera toujours en mesure de fournir des services de qualité à ses clients.

Utiliser un bon gestionnaire de stock

Un bon outil de gestion du stock est plus essentiel que jamais par les temps qui courent. En effet, si vos stocks sont excédentaires en raison de la crise, vous devez disposer d’un système intelligent pour les gérer correctement.

Heureusement, les entreprises de services de terrain peuvent utiliser un logiciel de gestion des interventions comme Synchroteam à cette fin. Outre la planification et l’affectation des interventions, la cartographie et le suivi GPS, la facturation intégrée et un portail client, Synchroteam propose un outil de gestion de stock très pratique qui vous permet de tracer les pièces détachées entre les d’entrepôts et les véhicules, de transférer des pièces, de fixer les prix, de créer des alertes en cas de stocks faibles, et bien plus.

Protéger votre équipe

Enfin, et surtout, vous devez vous préoccuper des personnes qui gèrent tous ce stock : votre équipe ! Nous avons vu à quelle vitesse le coronavirus pouvait se propager, alors il n’y a pas une seconde à perdre. Commencez dès à présent à prendre les mesures nécessaires pour protéger vos techniciens.

Que ce soit en mettant du gel désinfectant partout au bureau, ou en fournissant des masques, des gants et du matériel de protection à vos intervenants, préserver la santé de votre équipe doit être une de vos priorités aujourd’hui.

Instaurez également le télétravail pour tous ceux qui peuvent travailler de chez eux, afin de limiter les contacts au bureau. Et bien sûr, si l’un de vos collaborateurs présente les symptômes d’une infection au coronavirus, incitez-le à rester chez lui et à appeler les urgences. C’est en étant individuellement responsables et en faisant équipe que nous viendrons à bout de cette crise !

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La technologie au secours de la planification d’itinéraires

Qu’est-ce que la planification d’itinéraires exactement ? Imaginez que vous dirigez une entreprise de services de terrain (cela ne devrait pas être trop dur). Votre réussite dépend de plusieurs éléments clés. Pour commencer, il vous faut une équipe de techniciens hautement qualifiés, efficaces et professionnels. Il vous faut également un stock minimum des pièces les plus courantes, et une flotte de véhicules. Vous devez enfin disposer des compétences organisationnelles nécessaires pour faire fonctionner votre entreprise… et à terme, réaliser un bénéfice !

Cela peut paraître simple, mais en réalité, c’est plus compliqué qu’il n’y paraît. Et la planification d’itinéraires est précisément le fil conducteur qui vous permettra de réussir.

En planifiant les itinéraires de vos techniciens pour toute la journée, vous leur permettrez d’effectuer plus d’interventions en moins de temps. Vous éviterez également le gâchis d’essence et la perte de temps générés par de multiples allers-retours dans la ville.

Voici quelques conseils et outils pour vous aider à planifier optimalement les itinéraires de vos techniciens et améliorer leur efficacité.

Comment planifier les itinéraires de vos techniciens

Il n’y a pas de secret : la seule vraie solution pour planifier efficacement les itinéraires de vos techniciens est de prendre un papier et un crayon (ou votre appareil mobile favori) et de plancher, technicien par technicien et intervention par intervention.

Il existe différentes manières de procéder. Vous pouvez attribuer un certain nombre de missions à chaque intervenant, et les laisser planifier eux-mêmes leur itinéraire. Mais cette méthode ne tient pas compte des besoins spécifiques des clients – par exemple, l’un d’entre eux peut être absent de son domicile l’après-midi.

Vous pouvez également attribuer les missions à vos employés en fonction de leur localisation. La répartition des missions ne sera pas égale, mais vous serez sûr(e) que les itinéraires et les temps de trajet seront optimisés.

Optimisation de planning

Il existe également des outils gratuits qui permettent d’élaborer individuellement l’itinéraire de chaque technicien, comme Google Maps. Cette application en ligne vous permet de créer facilement un aperçu des itinéraires et des missions du jour. En outre, l’application fournit à vos techniciens des indications pas-à-pas pour se rendre sur le site de leur prochaine mission, éviter les embouteillages et passer le moins de temps possible sur la route.

De nombreuses entreprises combinent l’utilisation de Google Maps pour la planification d’itinéraire et de Google Calendar, un autre outil gratuit permettant de planifier les interventions. Comme les utilisateurs peuvent ajouter des informations sur le lieu à chaque tâche du calendrier, ces deux outils se complètent très bien.

Mais ces outils ont leurs limites. Si leur utilisation est indiquée pour les petites et moyennes entreprises, ils sont moins adaptés lorsque votre entreprise commence à grandir. Lorsque les commandes affluent, planifier les itinéraires peut prendre de plus en plus de temps et devenir un travail à plein temps.

Par ailleurs, si Google Maps et Google Calendar se complètent bien, ils ne permettent pas d’intégrer votre liste de clients, vos bons de commande, votre inventaire, votre système de facturation, etc. La meilleure solution reste donc un outil de logiciel de gestion des services de terrain dédié.

Planifier les itinéraires avec Synchroteam

Devoir passer à une application de gestion des services de terrain, c’est bon signe : les affaires sont si bonnes et votre entreprise se développe tellement que vous avez besoin d’un logiciel professionnel pour la gérer !

Un logiciel de gestion des services de terrain comme Synchroteam permet de planifier facilement les itinéraires de vos techniciens. Grâce à la géolocalisation par GPS, vous pouvez consulter à tout moment la charge de travail, la position actuelle et l’itinéraire à venir de chaque technicien. Cette fonctionnalité vous permet également d’estimer le temps de trajet, en tenant compte de la circulation dans la zone. En outre, vous disposez de ScheduleAssist : un outil de planification des interventions unique à Synchroteam, qui analyse votre planning et suggère les meilleurs créneaux pour les nouvelles missions. Cette fonctionnalité intelligente tient compte de plusieurs facteurs, tels que les qualifications nécessaires pour l’intervention et la distance.

Faire en sorte que chaque trajet compte

En matière de planification d’itinéraires, chaque entreprise de services de terrain a sa propre stratégie. L’important est de choisir la méthode et les outils qui répondent le mieux à vos besoins (et votre budget !). Et le moment venu, l’ajout d’un outil de planification dédié à votre flux de travail vous permettra de maximiser les capacités de votre équipe La plupart du temps, l’investissement est très vite rentable, car il apporte un important gain d’efficacité.

Téléchargez la version de démonstration gratuite de Synchroteam et jugez par vous-même.

Image de Patrick Pelster.

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Les 7 habitudes des entreprises de services de terrain efficaces

Avez-vous entendu parler des Sept Habitudes des Gens Efficaces ? Cela ne serait pas étonnant, car ce livre de Stephen Covey s’est vendu à plus de 25 millions d’exemplaires dans le monde depuis sa publication en 1989. Mais pourquoi parle-t-on d’un livre dans un blog sur les services de terrain ? Tout simplement parce qu’un grand nombre des idées avancées par Stephen Covey peuvent être transposées au secteur des services de terrain.

Alors prenons ces sept points un par un, et appliquons-les aux éléments les plus importants de toute entreprise de services de terrain. Vous serez surpris de voir ce que vous pouvez améliorer en changeant juste un peu vos habitudes.

Adopter une approche proactive

C’est le premier conseil du livre de Stephen Covey. Être proactif dans la manière dont vous fournissez vos services peut être un premier pas vers le succès, surtout si certains de vos clients ont un profil similaire, et font toujours appel à vous pour le même type de service.

En analysant minutieusement les données sur les services sollicités par vos clients, vous pourrez par exemple détecter que tel ou tel client demande régulièrement le remplacement de la même pièce de son installation. Grâce à ces données, vous pourrez ainsi prévoir à quel moment la pièce va tomber en panne, et proposer vos services en amont pour la remplacer.

Le client doit être la finalité de votre entreprise

Stephen Covey préconise de commencer chaque projet avec sa finalité en tête. Si on transpose ce conseil au domaine des services de terrain, cela signifie que le client doit être présent à chaque moment du processus : pas seulement au début, mais aussi jusqu’à la fin.

Les retours des clients sont essentiels pour identifier et résoudre les éventuels problèmes opérationnels dans votre flux de travail. L’important, ici, est d’intégrer ce retour à votre système de gestion du cycle de vie de vos services pour pouvoir analyser les informations recueillies grâce aux retours des clients et prendre les mesures appropriées.

Apprendre à établir des priorités

Savoir quoi et comment prioriser est essentiel pour tout responsable d’entreprise, notamment dans le secteur des services de terrain. Dans son livre, Stephen Covey explique l’importance de commencer par le début, et si l’on applique ce conseil aux services de terrain, il faut se concentrer sur plusieurs points.

Avoir une équipe de techniciens bien organisée, ne louper aucune intervention, offrir un support clientèle irréprochable : ce ne sont là que quelques-uns des éléments qui doivent être priorisés. Et si vous vous sentez un peu dépassé, pas de panique : Synchroteam est là pour vous aider !

Devenir mobile !

Dans son livre, Stephen Covey fait l’article du « gagnant-gagnant ». Dans le secteur des services de terrain, cela peut prendre une forme aussi utile aux employés qu’aux clients : la mobilité.

Lorsque les techniciens déployés sur le terrain peuvent accéder à toutes les informations nécessaires via leur appareil mobile, ils sont en mesure de fournir un meilleur service. Ils peuvent consulter l’historique du client, demander de l’aide à un collègue ou même facturer le client sur place. Et tout cela permet de transformer un service standard en un service extraordinaire ! 

Bien maîtriser son stock

Le cinquième conseil de Stephen Covey porte sur la nécessité de connaître son inventaire. Or dans le secteur des services de terrain, il faut plus que jamais comprendre son stock de pièces détachées.

Bien maîtriser son stock permet de toujours avoir la pièce nécessaire pour une intervention, de savoir où elle se trouve et de connaître son statut. Et puis, accessoirement, cela permet aussi de faire des économies !

Intégrer l’équipe, le flux de travail et la technologie

Dans son livre, Stephen Covey parle de l’importance d’une bonne synergie, c’est-à-dire de faire en sorte que tout le monde soit en phase. Et cela est tout aussi valable pour votre entreprise de services de terrain.

Vos techniciens, vos process et même le logiciel que vous utilisez doivent être en phase, travailler de concert, et non pas les uns contre les autres. Par exemple, ce sont les process qui doivent être minutieusement pensés pour que le travail soit plus efficace, et non l’inverse. La technologie, par ailleurs, ne peut pallier à elle seule les processus défaillants.  

Affiner votre planification

Enfin, Stephen Covey recommande d’« affûter la scie », c’est-à-dire d’essayer de prendre le meilleur de chaque individu composant notre équipe.

Or ce conseil est très simple à transposer à l’entreprise de services de terrain. Assurez-vous que tous vos employés sont correctement formés, et veillez à affecter les bons techniciens (c’est-à-dire disposant des compétences nécessaires) à chaque intervention. 

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Logiciel de gestion des interventions : les tendances pour 2020

Nous vivons une période sans précédent, et les entreprises de services de terrain ont été contraintes de revoir la façon dont elles travaillent avec leur logiciel de gestion des interventions personnalisé comme Synchroteam.

Le moment est venu de faire le bilan de cette première moitié de l’année et d’analyser les tendances phares dans le secteur des services de terrain. Prenons le temps de faire une pause, de réfléchir à ce qui s’est passé, et d’anticiper les effets possibles de cette crise sur le reste de l’année.

L’impact du coronavirus dans le domaine des services de terrain

Qu’on le veuille ou non, le COVID-19 est la vedette de l’année. Si la pandémie semble sous contrôle dans certains pays, elle continue de faire des ravages dans d’autres. Quelle que soit la situation chez nous, nous devons apprendre à vivre avec le coronavirus, du moins jusqu’à ce qu’un traitement ou un vaccin efficace et sûr soit trouvé.

La crise sanitaire a eu un gros impact dans tous les secteurs, et celui des services de terrain n’a pas été épargné. Ses effets seront profonds et s’étireront dans le temps. Une situation que même le logiciel de gestion des interventions le plus avancé n’aurait pu anticiper.

Nous avons déjà parlé de ce que les entreprises de services de terrain comme la vôtre pouvaient faire pour s’adapter à cette nouvelle situation. Dans de précédentes publications, nous avons vu comment garantir la sécurité de vos techniciens et clients, permettre le télétravail lorsque cela est possible, et tirer parti des fonctionnalités de votre logiciel de gestion des services de terrain pour virtualiser toutes sortes de tâches.

Ce que ces articles nous apprennent, si l’on considère l’impact du COVID-19 sur l’économie mondiale, c’est que la technologie joue un rôle plus prépondérant que jamais. Fidèles partisans de l’entreprise de services de terrain basée sur la technologie, nous sommes plus que jamais convaincus qu’utiliser un logiciel de gestion des interventions personnalisé dès aujourd’hui peut permettre à votre entreprise de traverser cette crise sans y laisser trop de plumes.

Améliorer les opérations dans le secteur des services de terrain

L’optimisation, et plus particulièrement des tâches quotidiennes comme la planification et l’affectation des équipes, sera un autreélément clé pour les entreprises de services de terrain en 2020. En outre, il existe deux domaines pour lesquels l’utilisation d’un logiciel de services de terrain personnalisé peut être particulièrement utile.

S’appuyer sur la mémoire humaine (ou sur un bon vieux crayon et une feuille de papier), c’est s’exposer aux erreurs. Pas besoin d’être à la tête d’une grande entreprise pour en faire le constat : il est déjà très compliqué d’essayer de gérer une équipe de taille moyenne par ses propres moyens.

Un logiciel de gestion des services de terrain personnalisé adéquat peut être l’allié idéal pour planifier les tâches et affecter les équipes. Il permet d’automatiser l’ensemble du processus, et donc de gagner du temps. Et plus vous pourrez caser d’interventions dans votre planning, plus vos gains seront importants. C’est mathématique !

Investir dans la technologie pour améliorer les résultats

La question n’est pas seulement d’utiliser un logiciel de services de terrain personnalisé dans votre entreprise. De manière générale, la technologie peut vous permettre d’optimiser de nombreux aspects de votre activité quotidienne. Et à l’heure du coronavirus, c’est plus important que jamais.

Vous pouvez par exemple utiliser des terminaux mobiles pour accéder aux informations sur vos clients à tout moment, depuis n’importe quel endroit. Ou équiper vos camions d’un GPS pour que vos techniciens puissent optimiser leur itinéraire – ce qui vous permettra d’économiser du temps et du carburant. 

Comment utiliser la technologie à l’heure du COVID-19 ? Pensez à évaluer l’installation CVC de votre client par visio, ou à envoyer vos factures par e-mail pour limiter les contacts. Ces petits changements dans vos habitudes de travail peuvent sauver des vies !

Vous souhaitez essayer Synchroteam ? Téléchargez notre démo dès maintenant, c’est gratuit ! 

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