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Les erreurs du Service Client : comment les surmonter

Tout le monde commet des erreurs. Oui, c’est vrai. Et c’est exactement ce que nous disons à nos enfants lorsqu’ils mettent leurs vêtements à l’envers ou renversent leur verre de lait sur le journal. Mais le fait est que les erreurs sont source de problèmes dans le monde des adultes, et si c’est le service clientèle de votre entreprise qui les commet, elles peuvent avoir de lourdes conséquences.

Un jour ou l’autre, un membre de votre équipe (si ce n’est vous-même !) découvrirez qu’un technicien a fait n’importe quoi. Que faire dans ce genre de cas ? Comment faire en sorte que cela ait le moins d’impact possible ?

Prévenir les erreurs en amont

La réponse la plus évidente est… d’éviter de commettre ces erreurs en amont. Comme dans beaucoup d’autres domaines, la prévention demeure la meilleure façon d’éviter que les erreurs de votre service clientèle ne ruinent votre réputation.

L’utilisation de checklists est une manière très simple mais non moins efficace de réduire le risque d’erreur de votre service clientèle. Si les secteurs de la santé, des transports aériens et de l’exploration spatiale utilisent des checklists à tout-va, c’est bien parce qu’elles sont très efficaces pour prévenir les erreurs, et notamment les erreurs de service clientèle.

Prenons un exemple : il y a quelques mois, des travaux de maintenance devaient être effectués sur les réseaux téléphonique et Internet de notre immeuble et pour cela, les communications devaient être temporairement coupées. Je savais que j’allais être déconnectée pendant quelques heures, mais après avoir passé presque toute la journée sans Internet et sans téléphone, j’ai téléphoné à notre fournisseur. Il s’avère que les techniciens avaient oublié de rétablir la connexion avant de partir. S’ils avaient fait une checklist, cela ne serait pas arrivé.

Evaluer la situation

Toutes les erreurs ne se valent pas. Dans l’exemple donné, il a fallu seulement 30 minutes pour qu’un technicien revienne et rétablisse la connexion au réseau, et le problème était résolu.

Mais dans d’autres cas, les erreurs de service clientèle peuvent avoir de lourdes conséquences, voire mettre des vies en danger. Imaginez qu’un technicien se trompe dans l’installation d’un système de chauffage. Son erreur peut engendrer une fuite, qui peut être dangereuse voire fatale pour les occupants du domicile.

Dans ce genre de cas, il faut reformer les techniciens, mais cela ne suffit pas toujours. En fonction de la gravité de leur erreur, des mesures disciplinaires peuvent s’imposer. Les erreurs de service clientèle pouvant entraîner des blessures corporelles ou la mort doivent être prises très au sérieux, pour éviter qu’elles ne se reproduisent.

La meilleure chose à faire est de ne pas surréagir, mais de ne pas sous-réagir non plus. Car en matière de service clientèle, il ne faut pas oublier que, même si « tout le monde fait des erreurs », une erreur peut aussi tuer quelqu’un.

S’excuser auprès du client

Quel que soit le nombre d’erreurs que vous avez commises, présentez toujours vos excuses au client. Ne soyez pas une de ces entreprises qui ne reconnaissent jamais leurs torts et contraignent leurs clients à se battre pour se faire dédommager.

Le client n’a pas toujours raison, mais si votre entreprise ou votre technicien commet une erreur, la meilleure chose à faire est de le reconnaître, de s’excuser auprès de votre client et de réfléchir aux moyens de ne pas reproduire cette erreur à l’avenir. Faites spontanément un geste commercial pour compenser votre erreur, par exemple une remise. En montrant ainsi votre honnêteté, vous regagnerez la confiance de votre client au lieu de vous le mettre à dos et de le perdre définitivement.

Simplifiez-vous la vie et évitez ces erreurs de service clientèle avec le meilleur logiciel de service de terrain : téléchargez la version de démonstration gratuite de Synchroteam !

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Les tendances 2020 pour les logiciels de planification et de gestion des interventions

Nouvelles technologies, attentes croissantes des clients, nouveaux modèles de prestation de service et évolution de la main-d’œuvre : de nombreux changements (article en anglais) et nouvelles tendances se profilent dans le domaine des services de terrain cette année.

Or pour rester dans la course, il faut être flexible, anticiper les besoins des clients et s’adapter aux nouvelles tendances et technologies.

Voici les principales tendances qui devraient régir le secteur des services de terrain au cours des prochains mois.

Les tendances 2020 pour les services de terrain

Maintenance prévisionnelle

Réparer l’équipement lorsqu’il tombe en panne ne suffit plus. Les entreprises de services de terrain doivent être plus proactives en matière de réparation. Elles doivent encourager leurs clients à mettre en place un plan de maintenance prévisionnelle plutôt que d’attendre que leur système tombe en panne.

Nouvelle tendance pour 2020, ce nouveau modèle proactif (article en anglais) pourrait impliquer de fournir au client les pièces qui nécessiteront d’être remplacées dans un futur proche. Cela nécessite également de leur apprendre à entretenir correctement leur installation de manière à ce que ce besoin de réparation ou de mise à jour n’arrive pas trop vite.

Bien sûr, cette transition vers la maintenance prévisionnelle entraînera un changement dans la gestion des ressources. Les entreprises devront davantage s’appuyer sur une analyse prévisionnelle basée sur les données, et prendre en compte toutes les informations recueillies auprès des clients toute l’année.

Analyse basée sur les données

À propos d’analyse prévisionnelle, les rapports basés sur les données seront un must en 2020. Le secteur des services de terrain doit impérativement intégrer les données comme outil de travail cette année. Faites-vous à cette idée !

Le recueil d’informations sur les différents aspects de votre activité (bons de commande, organisation de la main-d’œuvre, itinéraires des interventions, fréquence des réparations…) peut vous aider à améliorer considérablement la qualité de vos services. Vous pourrez ainsi identifier les points faibles et les problèmes récurrents dans votre flux de travail, améliorer votre productivité, et par conséquent la satisfaction de vos clients.

À cet égard, un logiciel de gestion des services de terrain peut vous faciliter grandement la tâche. Les outils comme Synchroteam vous permettent de suivre facilement tous les éléments nécessaires à l’analyse basée sur les données qui vous permettra de crever le plafond cette année.

Les outils mobiles ont le vent en poupe

Comment parler des tendances 2020 sans mentionner la technologie mobile ? Les entreprises doivent continuer de développer leurs fonctionnalités mobiles, à la fois pour leurs employés et leurs collaborateurs.

La plupart des logiciels de gestion des services de terrain comme Synchroteam proposent des versions mobiles de leurs outils qui s’avèrent très précieuses pour les employés intervenant sur le terrain. Grâce à ces applications mobiles, les techniciens peuvent suivre les bons de commande, consulter l’inventaire, créer et partager des factures et communiquer avec le siège.

Les solutions mobiles adressées aux clients constituent aussi une nouveauté très utile pour fournir un meilleur support client en 2020. Les outils comme le portail client, la messagerie instantanée et la base de connaissances améliorent l’expérience client globale. 

Une main-d’œuvre plus variée

Comme nous l’écrivons dans un précédent article, la demande en techniciens de terrain va continuer d’augmenter ces prochaines années. Cela fait donc partie des tendances à surveiller de près !

Un grand nombre de techniciens de terrain atteignant l’âge de la retraite, il est important de rendre le secteur des services de terrain aussi attrayant que possible pour les jeunes actifs (article en anglais). La nouvelle génération sera ainsi plus encline à surfer sur la vague et apprendre un métier qui a le vent en poupe.

Une entreprise qui embrasse la technologie, par exemple, séduira certainement une nouvelle génération déjà habituée à travailler avec des ordinateurs et des appareils mobiles. Celle-ci acquerra plus rapidement les compétences nécessaires pour utiliser cette nouvelle technologie sur le terrain.

Des clients plus exigeants

Plus votre entreprise améliore la qualité de ses services, plus les clients ont des attentes élevées. Les normes de qualité du secteur augmentent, et les clients souhaitent que leur équipement soit plus fiable et plus solide.

Pour faire face à ces attentes toujours plus hautes en 2020, les entreprises doivent investir dans une meilleure gestion des pièces détachées, aider leurs clients à être plus autonomes pour les petites réparations et les mises à jour, et avoir une excellente communication avec leur clientèle.

Besoin d’aide pour faire face aux nouvelles tendances de 2020 en matière de services de terrain ? Synchroteam vous guide ! Cliquez ici pour télécharger la version de démonstration gratuite.

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Les 4 piliers de la Gestion d’Interventions

Comme dans tous les secteurs contemporains, il existe, dans le domaine de la gestion des services de terrain, une demande croissante d’efficacité, de précision et de qualité en matière de service client. Ainsi, les logiciels de gestion d’Interventions terrain comme Synchroteam doivent s’adapter en permanence et toujours proposer de nouvelles fonctionnalités pour répondre à cette demande.

À l’aube du dernier trimestre 2019, il peut être utile de passer en revue les principales tendances du secteur et d’identifier les points d’adaptation nécessaires en matière de solution de gestion de maintenance de terrain. Une plus grande mobilité et une structure plus ouverte permettant de travailler avec d’autres systèmes et protocoles ne sont que quelques-unes des nouvelles caractéristiques nécessaires.

L’importance de l’analyse de données et des rapports

Les données occupent une place de plus en plus importante dans tous les secteurs, car c’est précisément l’information qui vous permet de prendre les bonnes décisions pour votre entreprise. C’est la raison pour laquelle tout logiciel de gestion des services de terrain digne de ce nom doit disposer d’outils d’analyse de données intégrés.

Disposer des bonnes données sur leur entreprise permet aux managers de prendre des décisions éclairées et d’élaborer une stratégie de croissance et d’évolution adaptée. Plus ces informations sont détaillées, plus elles sont utiles à l’entreprise : du coût de l’essence lors des tournées d’interventions aux revenus mensuels de l’entreprise, tous les types de données doivent être pris en compte avant de mettre en œuvre un changement.

Un logiciel de gestion des services de terrain personnalisable

Toutes les entreprises sont différentes, et toutes ont leurs caractéristiques et leurs besoins propres. Cela vaut également pour le secteur des services de terrain : tout logiciel de gestion des services de terrain doit être entièrement personnalisable, car parfois, la taille unique ne va pas à tout le monde !

Si vous utilisez un logiciel personnalisable, vous pourrez l’intégrer à d’autres systèmes de comptabilité, l’emporter partout où vous allez, et modifier l’apparence de son interface selon vos goûts. Une solution personnalisable s’adapte ainsi davantage à votre entreprise, répond mieux à vos besoins et est plus évolutive.

Travailler avec des équipes et des outils tiers

À mesure que votre entreprise croît, vous devez à penser à étendre votre activité, soit en proposant de nouveaux services, soit en élargissant votre périmètre géographique. Mais combien cela coûte-t-il ?

Un bon logiciel de gestion des services de terrain vous permet de développer votre entreprise sans avoir à embaucher des techniciens de terrain supplémentaires. Les outils intégrés comme les applications mobiles et la possibilité d’intégrer des services tiers facilitent le travail avec des fournisseurs ou des indépendants. Cela permet de s’implanter dans d’autres pays à moindre coût, du moins au début, et donc de s’internationaliser plus facilement, en prenant moins de risques. 

Moins de papier, plus de mobilité

À l’heure de la dématérialisation, les tâches basées sur le papier appartiennent de plus en plus au passé. Les entreprises de tous les secteurs passent au numérique et bénéficient de ses nombreux avantages : les dossiers ne prennent plus de place dans le bureau, ils sont faciles à sauvegarder, et l’information est disponible à tout moment, depuis n’importe tout.

Une gestion des services de terrain mobile permet aux techniciens de remplir des bons de commande ou même de créer des factures sur place, à l’aide de leur téléphone mobile. Elle permet également de mieux contrôler les stocks et de commander les pièces à mesure qu’elles sont nécessaires. Enfin, elle offre un aperçu très détaillé de tous les aspects de votre entreprise, des commandes traitées chaque jour au temps passé sur la route par les collaborateurs.

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Expérience client de qualité supérieure : 10 idées pour se concentrer sur l’essentiel

Cela ne fait aucun doute : la technologie peut permettre d’offrir une expérience client de qualité supérieure. Mais au-delà de l’intelligence artificielle, des assistants numériques, du big data, de l’Internet des objets et de tous ces outils dérivés de la technologie d’aujourd’hui, parfois, il faut savoir se concentrer sur l’essentiel.

Certes, les outils de communication modernes vous permettent de garder plus facilement contact avec vos clients. En outre, un logiciel de gestion des services de terrain comme Synchroteam peut être un véritable atout pour offrir une expérience client optimale. Mais pourquoi ne pas essayer de trouver d’autres manières d’entretenir le lien et d’améliorer vos relations avec eux cette année ?

Voici quelques idées pour vous aider à atteindre une expérience client de qualité supérieure en 2020 !


1. Rester en contact. Cela doit évidemment être le premier pilier, et le plus important, de l’expérience client. N’oubliez pas vos clients lorsque vous avez terminé le travail. Recontactez-les régulièrement, même si ce n’est que deux fois par an. Ils se souviendront de vous pour les « retouches », par exemple.

2. Éviter les longs temps d’attente. Personne n’aime être mis en attente. Ne faites pas perdre son temps à votre client en le faisant attendre au téléphone. Et si vous ne pouvez pas faire autrement, essayez d’atténuer le désagrément : informez-le du temps d’attente, ou proposez-lui d’être rappelé.

3. Partager les pratiques. Si votre entreprise dispose d’une équipe dédiée au support client, organisez régulièrement des réunions pour favoriser le partage d’astuces, de conseils et de meilleures pratiques en matière d’expérience client. Essayez également de mettre en place des concours pour encourager l’émergence de nouvelles idées et de nouveaux projets en matière de support client.

4. Inventer la Semaine nationale du service client. Je sais, c’est une excellente idée, mais une entreprise avertie en vaut deux. Vous pouvez d’ores et déjà commencer à prévoir des offres et événements spéciaux, pour placer vos clients au centre de cette journée.

5. Être plus actif sur les réseaux sociaux. Nous avons souvent parlé de l’importance d’être présent sur les réseaux sociaux. Si vos clients y sont, vous devez y être aussi ! Participez à la conversation, mais n’oubliez pas que vous êtes là pour échanger, pas pour faire de la publicité…

6. Commencer à utiliser la vidéo. La vidéo est un outil formidable qui permet toutes sortes de choses. Elle arrive sur un nombre croissant de plateformes, y compris YouTube, Instagram, TikTok et bien d’autres encore. Vous pouvez utiliser ce format pour vos didacticiels en ligne, vos foires aux questions, et même vos présentations de personnel.

7. Demander un retour à vos clients. Pour offrir une expérience client de qualité supérieure, il faut toujours savoir ce que vos clients attendent de vous… alors pourquoi ne pas le leur demander directement ? À l’aide d’une question simple, comme « Citez-nous un point que nous pourrions améliorer ? », recueillez de précieux avis qui vous permettront d’améliorer votre service client.

8. Servir la communauté. Certes, les clients sont importants. Mais la communauté à laquelle vous, votre entreprise et vos clients appartiennent le sont aussi. S’impliquer dans des projets qui servent la communauté (événements caritatifs, causes philanthropiques, ONG…) améliore votre image.

9. Ne pas oublier l’expérience employé. Pour offrir une expérience client de qualité supérieure, vous devez également offrir une bonne expérience employé. Un employé heureux sera en mesure de fournir un meilleur support client qu’un employé mécontent. Ce qui se passe à l’intérieur d’une entreprise transparaît à l’extérieur.

10. D’implémenter une solution de planification et de gestion d’intervention, comme celle que nous proposons chez Synchroteam.

Ce ne sont là que quelques idées pour vous permettre d’atteindre l’excellence en matière d’expérience client en 2020 ! Et maintenant, à vous de jouer : appliquez-en quelques-unes à votre flux de travail et vous serez surpris de voir combien ces petites choses peuvent influer sur la satisfaction de vos clients.

N’oubliez pas que Synchroteam propose des fonctionnalités spéciales axées sur le client qui pourront vous aider dans cette démarche, alors téléchargez la version de démonstration et au travail !

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Comment utiliser tout le potentiel de votre logiciel de planification et gestion d’intervention

Un logiciel de gestion des services de terrain, c’est certes une grande aide, mais c’est aussi un investissement. C’est pourquoi vous devez faire en sorte d’utiliser tout son potentiel.

Comme pour tout investissement, il est essentiel de tenir compte de son retour sur investissement dans le bilan de ce qu’il coûte et rapporte. Car si vous n’utilisez pas tout le potentiel de votre logiciel, vous n’atteignez probablement pas le meilleur retour sur investissement possible.

Tout logiciel de gestion des services de terrain doit être conçu pour vous aider dans tous les domaines : de la planification des interventions à l’affectation des techniciens, en passant par la facturation des clients et le suivi de l’inventaire.

Voici les principaux points à prendre en compte pour être sûr(e) d’utiliser toutes les fonctionnalités de votre logiciel de gestion des services de terrain (et donc optimiser ses bénéfices).

Planification des interventions et affectation du personnel

La possibilité d’automatiser la planification et l’affectation est une des fonctionnalités les plus utiles du logiciel de gestion des services de terrain. Sans elle, les plannings ne sont pas optimisés, puisqu’ils ne tiennent pas compte de la position actuelle des techniciens et de leur distance par rapport aux lieux d’intervention.

Un logiciel de Gestion de de Planification d’Interventions Terrain vous permet de ne pas perdre votre temps à calculer les itinéraires, à attribuer les interventions et à chercher les techniciens les plus appropriés pour chaque mission. Toutes ces tâches sont automatisées et bien plus efficaces. En outre, la localisation des techniciens par GPS vous permet de toujours choisir le meilleur itinéraire pour éviter les bouchons. Vous optimisez ainsi vos journées de travail, et pouvez même réaliser plus d’interventions, ce qui augmente vos gains.

Suivi de l’inventaire

Suivre l’inventaire de votre entreprise peut être une tâche délicate. Il y a beaucoup d’éléments à prendre en compte : Combien de pièces le technicien a-t-il utilisé lors de sa dernière intervention ? Faut-il en recommander ? Comment suivre un inventaire réparti sur plusieurs camions et entrepôts ?

Les logiciels de gestion d’interventions et de service terrain professionnels comme Synchroteam proposent généralement un module dédié au suivi de l’inventaire. Les techniciens peuvent ainsi signaler l’utilisation d’une pièce en temps réel grâce à la version mobile, et vous pouvez facilement suivre l’inventaire, voire recevoir une notification quand les stocks s’épuisent et qu’il est nécessaire de recommander.

Faire des annonces

Lorsque les employés ne sont pas nombreux,il est assez facile d’informer les collaborateurs de ce qui se passe dans l’entreprise. Mais lorsque votre entreprise commence à grandir (et c’est le but de tout entrepreneur), cela peut devenir très compliqué. Les méthodes traditionnelles comme les réunions et les tableaux d’affichage ne suffisent plus, et il est difficile de tenir tout le monde au courant dans une entreprise de cent employés.

Un logiciel de planification et gestion d’interventions mobiles peut également vous aider sur ce point. Il vous permet de communiquer des informations concernant l’entreprise à tous les employés, où qu’ils se trouvent. De cette manière, les employés de terrain peuvent facilement se tenir au courant de ce qui se passe au siège. Cet outil s’avère également très utile en cas d’urgence et d’appel de dernière minute, par exemple quand un technicien tombe malade et doit être remplacé pour une mission importante.

Améliorer le support client

Si la fonction première du logiciel de gestion des services de terrain est de vous assister dans la gestion de votre entreprise, il peut aussi avoir un impact très positif sur vos relations avec les clients. L’utilisation des outils de ce logiciel vous permet de proposer un meilleur service, ce qui a forcément un impact positif sur le support client.

Lorsque vos techniciens arrivent en retard, n’ont pas les bons outils pour intervenir, se trompent dans la facturation ou même annulent un rendez-vous, cela n’est pas bon pour l’image de votre entreprise. Et c’est précisément le genre de situation qu’un bon logiciel de gestion des services de terrain vous permet d’éviter.

Travailler avec d’autres applications

Il peut arriver que le logiciel de gestion des services de terrain ne propose pas toutes les fonctionnalités avancées dont votre entreprise a besoin. Vous vous tournez alors vers d’autres outils, et finissez par utiliser plusieurs plateformes et services.

Un bon logiciel de gestion des services de terrain permet d’intégrer facilement d’autres outils professionnels, comme Quickbooks, Sage, Zoho CRM ou Xero. L’accès direct à ces outils vous permet d’optimiser tous les flux de travail de votre entreprise : affectation des interventions, facturation et même taux de conversion de votre équipe commerciale.

Si vous êtes convaincu(e), ne perdez pas de temps ! Choisissez Synchroteam et vous ne le regretterez pas. Et vous pouvez même l’essayer gratuitement !

Photo de Startup Stock Photos de Pexels

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La technologie au secours de la planification d’interventions

Qu’est-ce que la planification d’interventions exactement ? Imaginez que vous dirigez une entreprise de maintenance (cela ne devrait pas être trop dur). Votre réussite dépend de plusieurs éléments clés. Pour commencer, il vous faut une équipe de techniciens hautement qualifiés, efficaces et professionnels. Il vous faut également un stock minimum des pièces les plus courantes, et une flotte de véhicules. Vous devez enfin disposer des compétences organisationnelles nécessaires pour faire fonctionner votre entreprise… et à terme, réaliser un bénéfice !

Cela peut paraître simple, mais en réalité, c’est plus compliqué qu’il n’y paraît. Et la planification d’itinéraires est précisément le fil conducteur qui vous permettra de réussir.

En planifiant les itinéraires de vos techniciens pour toute la journée, vous leur permettrez d’effectuer plus d’interventions en moins de temps. Vous éviterez également le gâchis d’essence et la perte de temps générés par de multiples allers-retours dans la ville.

Voici quelques conseils et outils pour vous aider à planifier optimalement les itinéraires de vos techniciens et améliorer leur efficacité.

Comment planifier les itinéraires de vos techniciens

Il n’y a pas de secret : la seule vraie solution pour planifier efficacement les itinéraires de vos techniciens est de prendre un papier et un crayon (ou votre appareil mobile favori) et de plancher, technicien par technicien et intervention par intervention.

Il existe différentes manières de procéder. Vous pouvez attribuer un certain nombre de missions à chaque intervenant, et les laisser planifier eux-mêmes leur itinéraire. Mais cette méthode ne tient pas compte des besoins spécifiques des clients – par exemple, l’un d’entre eux peut être absent de son domicile l’après-midi.

Vous pouvez également attribuer les missions à vos employés en fonction de leur localisation. La répartition des missions ne sera pas égale, mais vous serez sûr(e) que les itinéraires et les temps de trajet seront optimisés.

Optimisation de planning

Il existe également des outils gratuits qui permettent d’élaborer individuellement l’itinéraire de chaque technicien, comme Google Maps. Cette application en ligne vous permet de créer facilement un aperçu des itinéraires et des missions du jour. En outre, l’application fournit à vos techniciens des indications pas-à-pas pour se rendre sur le site de leur prochaine mission, éviter les embouteillages et passer le moins de temps possible sur la route.

De nombreuses entreprises combinent l’utilisation de Google Maps pour la planification d’itinéraire et de Google Calendar, un autre outil gratuit permettant de planifier les interventions. Comme les utilisateurs peuvent ajouter des informations sur le lieu à chaque tâche du calendrier, ces deux outils se complètent très bien.

Mais ces outils ont leurs limites. Si leur utilisation est indiquée pour les petites et moyennes entreprises, ils sont moins adaptés lorsque votre entreprise commence à grandir. Lorsque les commandes affluent, planifier les itinéraires peut prendre de plus en plus de temps et devenir un travail à plein temps.

Par ailleurs, si Google Maps et Google Calendar se complètent bien, ils ne permettent pas d’intégrer votre liste de clients, vos bons de commande, votre inventaire, votre système de facturation, etc. La meilleure solution reste donc un outil de logiciel de gestion des services de terrain dédié.

Planifier les itinéraires avec Synchroteam

Devoir passer à une application de gestion des services de terrain, c’est bon signe : les affaires sont si bonnes et votre entreprise se développe tellement que vous avez besoin d’un logiciel professionnel pour la gérer !

Un logiciel de gestion des services de terrain comme Synchroteam permet de planifier facilement les itinéraires de vos techniciens. Grâce à la géolocalisation par GPS, vous pouvez consulter à tout moment la charge de travail, la position actuelle et l’itinéraire à venir de chaque technicien. Cette fonctionnalité vous permet également d’estimer le temps de trajet, en tenant compte de la circulation dans la zone. En outre, vous disposez de ScheduleAssist: un outil de planification des interventions unique à Synchroteam, qui analyse votre planning et suggère les meilleurs créneaux pour les nouvelles missions. Cette fonctionnalité intelligente tient compte de plusieurs facteurs, tels que les qualifications nécessaires pour l’intervention et la distance.

Faire en sorte que chaque trajet compte

En matière de planification d’itinéraires, chaque entreprise de services de terrain a sa propre stratégie. L’important est de choisir la méthode et les outils qui répondent le mieux à vos besoins (et votre budget !). Et le moment venu, l’ajout d’un outil de planification dédié à votre flux de travail vous permettra de maximiser les capacités de votre équipe La plupart du temps, l’investissement est très vite rentable, car il apporte un important gain d’efficacité.

Téléchargez la version de démonstration gratuite de Synchroteam et jugez par vous-même.

Image de Patrick Pelster.

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Les 5 fonctionnalités incontournables d’une solution de planification

Un logiciel de planification peut aider différents types d’entreprises à gérer plus facilement leur activité, et cela plus particulièrement dans le domaine des CVC. Une entreprise peut choisir d’utiliser une solution de planification pour faciliter les flux de travail de ses collaborateurs et fournir un meilleur service à ses clients.

Chez Synchroteam, nous proposons une des meilleurs logiciel de planification d’interventions du marché et savons exactement ce que peut apporter ce type de logiciels. Alors si vous souhaitez connaître leurs avantages potentiels pour votre entreprise de CVC, lisez la suite !

Une meilleure communication

Le premier et principal avantage d’un logiciel d’affectation pour votre entreprise de CVC est de fournir un accès instantané à tous les dossiers clients. En d’autres termes, n’importe quel collaborateur de votre entreprise peut accéder à l’historique des services et des paiements de n’importe quel client, et l’aider par téléphone en lui fournissant des réponses claires et précises.

Cet accès direct à l’information ne permet pas seulement de fournir un meilleur service aux clients (et de vous donner une image très professionnelle à leurs yeux), il fait aussi gagner beaucoup de temps et d’énergie à vos collaborateurs, et il leur simplifie la vie. Avec un logiciel d’affectation, tout le monde est sur la même longueur d’onde. Tout le monde est gagnant.

Une planification simplifiée

Outre faciliter la communication interne, un logiciel d’affectation permet de planifier plus facilement les tâches de l’équipe au quotidien. Les collaborateurs sédentaires et ceux qui se déplacent sur le terrain peuvent communiquer plus facilement. Ils peuvent en outre accéder aux informations sur les tournées planifiées à tout moment et depuis n’importe où, et cela avant même d’être au bureau !

Un logiciel d’affectation comme Synchroteam permet généralement de localiser chaque membre de l’équipe, et de pouvoir indiquer une heure d’arrivée exacte à votre client. Cette fonctionnalité est également très utile lorsque l’intervention s’avère plus compliquée que prévue et requiert l’aide d’un collègue. Il suffit alors de demander au collaborateur le plus proche de venir.

Des itinéraires optimisés

Autre avantage du logiciel d’affectation : il permet de créer des itinéraires optimisés pour vos collaborateurs. Qu’est-ce que cela signifie ? Les itinéraires optimisés permettent à vos collaborateurs de passer moins de temps dans leur véhicule et les embouteillages, et plus de temps chez le client.

Et c’est évidemment bénéfique pour votre entreprise de CVC. Vous économisez chaque semaine en essence, et le temps gagné grâce aux itinéraires optimisés permet de caser plus d’interventions dans une même période de temps, et donc d’améliorer vos revenus !

Totalement mobile

La plupart des solutions d’affectation comme Synchroteam proposent une version mobile que vous pouvez utiliser sur votre smartphone. Où que vous vous trouviez, vous pouvez accéder à toutes les informations nécessaires à tout moment. Plus besoin d’imprimer les bons de commandes, et plus de stress lorsque vous oubliez un papier au bureau. Les applications mobiles permettent également aux clients de signer des documents numériques, ce qui accélère et facilite le processus de facturation.

Écoresponsable

Dernier avantage du logiciel d’affectation : le zéro papier, à la fois bénéfique pour votre entreprise de CVC et la planète. Car non contente d’être bénéfique pour l’environnement, la dématérialisation permet aussi de gagner de l’argent et du temps, puisque vous n’achetez plus de fournitures de bureau et ne perdez plus de temps à organiser, archiver et stocker des centaines de documents. Elle vous épargne aussi ce moment difficile où vous devez retrouver un document parmi toutes vos archives…

Le logiciel d’affectation place tous vos documents en un lieu unique et pratique, et cela ne prend quasiment pas de place. Il permet en outre de créer des sauvegardes de sécurité. Les clients peuvent signer les factures numériquement, les modifications sont enregistrées en temps réel et les collaborateurs peuvent accéder à l’information à tout moment, depuis n’importe où.

Ce sont-là les 5 fonctionnalités principales d’un logiciel d’affectation de qualité supérieure comme Synchroteam, mais il en existe de nombreuses autres. Pour connaître tous les avantages que cette technologie peut apporter à votre entreprise de CVC, téléchargez la version de démonstration gratuite de Synchroteam !

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Top 5 des applications pour votre entreprise de maintenance

De nos jours, vous pouvez trouver toutes sortes d’applications, principalement dans Google Play et App Store. Et parmi eux, bien sûr, vous pouvez aussi trouver des applications de Gestion d’intervention comme Synchroteam.

Les applications mobiles peuvent vous aider dans vos tâches quotidiennes, des plus banales aux plus complexes. Il existe des applications pour gérer vos dépenses personnelles, pour traduire des langues que vous ne comprenez pas, certaines vous aident même à prendre de meilleures habitudes et à mener une vie plus saine. Et bien sûr, il y a aussi des applications qui ont été spécialement conçues pour vous aider dans toutes les tâches liées à ce domaine.

Dans cet article, nous avons rassemblé quelques applications qui, dans certains cas, n’ont pas été créées spécifiquement pour ce secteur d’activité, mais qui peuvent vraiment vous aider à atteindre tous vos objectifs professionnels d’une manière plus rapide et plus facile. Ainsi, vous pouvez faire de votre smartphone un outil de travail puissant pour augmenter la productivité et tout le potentiel de votre entreprise de maintenance.

QuickBooks online

QuickBooks est l’un des meilleurs logiciels de comptabilité sur le marché, et maintenant… vous pouvez même le transporter dans votre poche ! Avec cette application, incontournable parmi les applications CVC, vous pourrez gérer tous les processus liés à la comptabilité d’entreprise, à tout moment et en tout lieu. De plus, Synchroteam comprend un connecteur QuickBooks gratuit, ce qui signifie que vous pouvez profiter des fonctionnalités des deux applications en parfaite synchronisation.

Evernote

Quand les notes sont plus que de simples rappels personnels, vous avez besoin d’une solution fiable comme Evernote. Cette application vous permet de synchroniser vos notes entre différents appareils et de les partager avec le reste de l’équipe de manière très simple. Il y a plusieurs plans tarifaires au choix, pour que vous puissiez vous en tenir à celui qui répond le mieux à vos besoins. C’est un excellent exemple de la façon dont certaines applications, même si elles ne sont pas destinées à être des applications de gestion d’intervention, peuvent être vraiment utiles pour ce secteur d’activité.

Dropbox

Au-delà des notes, vous avez probablement besoin d’un espace où vous pouvez stocker des fichiers et d’autres types de documents – sans parler de l’importance de conserver une copie de sauvegarde de toutes vos informations, afin que vous ne perdiez aucun document clé en cas de problème informatique. Dans ce sens, Dropbox est un candidat parfait pour votre collection d’applications. Avec cette application, vous pouvez facilement créer une copie de sauvegarde de toutes les informations importantes enregistrées dans la base de données de votre entreprise. De plus, vous pouvez accéder à tous ces documents depuis n’importe quel appareil connecté à Dropbox, grâce à sa fonction de synchronisation.

Slack

Nous avons déjà écrit ici quelques fois sur l’importance de la communication dans les environnements d’entreprise. C’est pourquoi cette liste d’applications ne serait pas complète sans une application comme Slack. Avec Slack, vous pouvez facilement organiser la communication au sein de votre équipe en canaux, en groupes et aussi en messages privés. Grâce aux applications, le partage de fichiers est également un jeu d’enfant. En d’autres termes, Slack vous permet d’économiser le temps habituellement perdu dans les réunions et les courriels internes, et vous permet d’inverser ce temps dans des tâches plus productives – par exemple, faire croître votre entreprise !

Synchroteam 

Enfin, une autre application indispensable en matière de CVC… notre propre application, Synchroteam ! Avec notre application mobile, vous pouvez gérer et réviser les bons de travail, générer des rapports de travail, communiquer avec votre équipe en temps réel et bien plus encore, le tout dans un environnement sécurisé et entièrement flexible.

Si vous voulez faire passer votre entreprise de CVC au niveau supérieur, ces applications peuvent être très utiles pour toutes les tâches quotidiennes que vous effectuez à partir de votre téléphone intelligent. Et si vous voulez essayer Synchroteam dès aujourd’hui, téléchargez la démo gratuite et commencez à profiter de toutes ses fonctions dès maintenant !

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Logiciel de gestion d’interventions : 5 points clés

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise de maintenance peut décider de commencer à utiliser un logiciel de gestion d’interventions, comme Synchroteam, dans le cadre de sa stratégie commerciale. Ces programmes ont beaucoup d’avantages, et dans cet article nous allons énumérer quelques-uns des plus importants

Meilleure communication

L’une des meilleures caractéristiques des logiciels de gestion d’interventions est qu’ils vous donnent un accès instantané à toutes les informations que vous avez stockées sur vos clients. Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion d’interventions, tous les employés de votre entreprise peuvent accéder à l’historique des interventions relatives au client en quelques clics : services, factures, etc.

En ce sens, peu importe qui traite avec le client, car il aura toujours à portée de main les informations les plus récentesLes clients recevront un traitement plus personnalisé et, en retour, vos employés ne perdront plus autant de temps à chercher des informations importantes. Un logiciel de gestion d’interventions comme Synchroteam permet de garder tout le monde sur la même longueur d’onde, ce qui a un impact positif sur votre entreprise.

Meilleure planification et répartition

Les logiciels de gestion d’interventions peuvent également faciliter la communication interne,  et ainsi améliorer la planification et la répartition des services. Ce type de logiciel peut aider les techniciens d’interventions à communiquer plus efficacement avec les travailleurs qui restent au bureau et à organiser leur horaire plus facilement. En fait, plusieurs de ces outils logiciels, comme Synchroteam, offrent des versions mobiles qui permettent aux employés de vérifier leur horaire quotidien et les tâches qui leur sont assignées avant même de se rendre au bureau.

Ces fonctions du logiciel de gestion d’interventions vous permettent également de localiser les employés, de sorte qu’il est plus facile de calculer l’heure approximative d’arrivée de chaque client, ou de trouver un collègue à proximité qui peut donner un coup de main si nécessaire. En fin de compte, tous ces outils aident votre entreprise à offrir un meilleur service.

Optimisation de l’itinéraire

Avec l’aide d’un logiciel de gestion d’interventions, vous pouvez non seulement améliorer la planification et la répartition des services, mais aussi créer des itinéraires plus optimisés. De cette façon, vous serez en mesure d’utiliser des itinéraires plus raisonnables, et d’arrêter de perdre du temps et de l’argent avec des zig-zags et des détours.

Des itinéraires optimaux créés avec un programme comme Synchroteam permettent à vos techniciens de passer moins de temps dans leurs véhicules à se rendre d’une intervention à l’autre, et plus de temps avec chaque client, leur fournissant ainsi un service de meilleure qualité. Le logiciel de gestion d’interventions vous évite des maux de tête lors de la planification des services et rend cette tâche plus rapide et plus facile.

Plus facile à utiliser, totalement portable

Un autre avantage de l’utilisation d’un logiciel de gestion d’interventions ? La mobilité. Comme nous l’avons déjà dit (et c’est le cas de Synchroteam), la plupart de ces programmes ont des modules compatibles avec les téléphones mobiles qui permettent aux employés d’accéder à toute information dont ils ont besoin, à tout moment et en tout lieu.

De cette façon, vous n’avez plus à vous soucier de laisser un document important au bureau lors d’une visite chez un client, ou de ne pas avoir imprimé à temps le document nécessaire. De plus, les clients peuvent également signer les factures en format numérique sur place, une fois le travail terminé, ce qui accélère l’ensemble du processus de facturation.

Le passage à la dématérialisation

Enfin, un logiciel de gestion d’interventions peut vous aider dans votre cheminement vers une dématérialisation totale. Travailler dans un environnement entièrement numérique présente de nombreux avantages : vous économisez beaucoup d’argent en frais de papier et vous ne perdez pas de temps à imprimer du papier ou à chercher des documents papier partout dans le bureau.

Avec un logiciel de gestion d’interventions comme Synchroteam, tous les documents nécessaires sont sauvegardés dans un seul endroit pratique, auquel vous pouvez également accéder à tout moment et en tout lieu.

Pensez-vous que ces cinq avantages des logiciels de gestion d’interventions peuvent vous aider, vous et votre entreprise de CVC ? Téléchargez la démo gratuite de Synchroteam dès maintenant et voyez comment ces fonctions clés (et d’autres !) peuvent vous aider à faire passer votre entreprise à un niveau supérieur.

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Logiciels de gestion d’intervention et planification de techniciens

Un logiciel de planification peut être très utile dans la gestion de votre entreprise de maintenance, mais il y a quelque chose qu’il ne peut pas remplacer : l’interaction humaine, c’est-à-dire la relation entre vos clients et les techniciens de votre équipe.

Grâce à l’intégration de la technologie dans le domaine du service et de la maintenance, les techniciens sont maintenant plus prêts que jamais lorsqu’il s’agit d’aller sur le terrain. Un logiciel de planification. d’interventions leur permet d’examiner l’historique des réparations de votre client, de vérifier qui a pris en charge chaque tâche et même de programmer des tâches d’entretien préventif pour éviter d’autres réparations à l’avenir. De plus, tout ce qui précède peut être fait via un simple smartphone.

Les techniciens sont aussi le visage de votre entreprise face aux clients. Ils sont la personne à qui vos clients s’adressent et celles qui prennent toutes les décisions importantes concernant chaque cas. Ainsi, même si aucun logiciel d’expédition (pas même Synchroteam !) ne peut remplacer l’interaction technicien-client, ils peuvent vous aider à rendre votre service plus rapide et plus efficace. Vos clients sont donc totalement satisfaits et finiront probablement par recommander votre entreprise à d’autres personnes.

En tenant compte de cela, il existe quatre points importants sur lesquels le logiciel de répartition approprié peut aider vos techniciens à fournir un meilleur service – et donc à mener à bien leurs tâches.

Confiance du client

Vos clients veulent s’assurer que la personne chargée de régler leur problème est la mieux placée pour le résoudre. Personne n’aime recevoir un service de seconde classe ! Et bien sûr, ils veulent aussi s’assurer que les techniciens arriveront à l’heure prévue et finiront leur travail en conséquence.

Le logiciel de répartition peut vous aider dans ce domaine, en vous permettant de suivre en temps réel l’emplacement de vos techniciens, de communiquer directement avec eux à tout moment et, si nécessaire, de localiser le personnel à proximité qui peut vous aider dans une tâche complexe, afin que le travail soit terminé dans les délais prévus.

Qualité du service

Il y a deux facteurs clés dans le domaine de la maintenance. D’une part, les clients sont de plus en plus exigeants et veulent un service de qualité. D’un autre côté, ils ne sont plus aussi loyaux qu’avant. Une petite erreur de votre part suffit à les encourager à s’adresser à vos concurrents.

C’est pourquoi il est si important de tirer le meilleur parti de votre logiciel de répartition, afin d’offrir le meilleur service possible à vos clients. Gérer les bons de travail, faire des listes de contrôle pour ne rien oublier, recueillir toutes les informations nécessaires à chaque visite, créer un inventaire détaillé des équipements…. bref, tout ce dont vous avez besoin pour offrir un service de première classe.

Le facteur confiance

En plus de la fiabilité, les clients peuvent aussi avoir l’impression qu’ils peuvent vous faire confiance – et bien sûr, cela signifie faire confiance au technicien qui est venu pour résoudre leur problème. Après tout, la confiance est la base de toutes les relations humaines, non ? Et même si un logiciel de répartition ne peut pas générer la confiance par lui-même, il peut certainement contribuer à rendre vos techniciens dignes de confiance.

Grâce aux outils mobiles que l’on trouve aujourd’hui intégrés dans de nombreux outils logiciels de répartition, les techniciens ont un accès immédiat à toutes les informations dont ils peuvent avoir besoin à propos du client et de la tâche sur laquelle ils vont commencer à travailler. Et un technicien bien informé, qui connaît son métier à fond, qui résout le problème tout de suite, et qui a des réponses à tous les doutes du client, est sans aucun doute quelqu’un qui inspire confiance !

Le respect et la courtoisie

Nous apprécions tous notre temps et notre argent, et que personne ne nous oblige à gaspiller ni l’un ni l’autre. Bien sûr, cela inclut aussi vos clients ! Lorsqu’ils sont à la recherche d’une entreprise de maintenance, ils s’attendent à un service efficace qui ne leur fera pas perdre de temps ou d’argent. Et c’est votre devoir de leur montrer que vous respecterez les deux.

Avec l’aide du logiciel d’expédition, il est facile de trouver le technicien le plus qualifié (et aussi le plus proche), de sorte que la réparation ne prend pas longtemps. En réduisant les temps d’attente, vous offrez un service plus efficace et, par conséquent, vos clients sont satisfaits.

Voulez-vous savoir comment Synchroteam peut vous aider à avoir une meilleure relation avec vos clients ? Téléchargez notre démo gratuite dès maintenant !

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