{"id":1581,"date":"2016-07-05T14:03:15","date_gmt":"2016-07-05T12:03:15","guid":{"rendered":"https:\/\/35.181.55.115\/blog\/?p=1581"},"modified":"2016-06-27T10:44:35","modified_gmt":"2016-06-27T08:44:35","slug":"la-dematerialisation-un-coup-de-boost-pour-votre-productivite","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.synchroteam.fr\/blog\/la-dematerialisation-un-coup-de-boost-pour-votre-productivite\/","title":{"rendered":"La d\u00e9mat\u00e9rialisation, un coup de boost pour la productivit\u00e9"},"content":{"rendered":"

Devis, factures, rapports d\u2019activit\u00e9\u2026 Et si on se d\u00e9barrassait compl\u00e8tement du papier? Les logiciels de gestion<\/a> offrent de consid\u00e9rables gains de productivit\u00e9 aux entreprises de maintenance en leur permettant la d\u00e9mat\u00e9rialisation de leurs documents, \u00e0 plus de niveaux qu\u2019on le croit.<\/p>\n

 <\/p>\n

\"Dematerialisation-papier-dossiers\"<\/a><\/p>\n

Des processus plus rapides, de la facturation\u2026<\/strong><\/p>\n

Depuis la loi du 13 mars 2000, qui reconnait\u00a0la valeur probante de la signature \u00e9lectronique, il est permis de\u00a0se passer totalement du papier pour sa facturation<\/a><\/strong>. Pour les entreprises qui travaillent avec des techniciens de maintenance sur le terrain, cela suppose de nombreuses sources d\u2019\u00e9conomies sur le temps de travail.<\/p>\n

Par exemple, les rapports d\u2019activit\u00e9<\/a> ou les devis deviennent beaucoup plus rapides \u00e0 traiter. Si l\u2019on utilise le papier, faire un devis prend du temps\u00a0: avant que les services administratifs le r\u00e9digent, il faut parfois que le technicien fasse un \u00e9tat des lieux sur le site de maintenance. C\u2019est apr\u00e8s avoir eu son rapport d\u2019activit\u00e9 que le secr\u00e9tariat peut envoyer le devis.<\/p>\n

Si l\u2019on passe par un logiciel de gestion des tourn\u00e9es de maintenance comme Synchroteam<\/a>, le processus est bien plus fluide et optimis\u00e9<\/strong>. Sur place, le technicien peut faire l\u2019\u00e9tat des lieux avec le client<\/a>, et cr\u00e9er en temps r\u00e9el un devis sur mesure selon les besoins de ce dernier. Le devis est g\u00e9n\u00e9r\u00e9 par le technicien sur la tablette<\/a>, et envoy\u00e9 au client sous forme de PDF.\u00a0Il en va de m\u00eame pour les factures\u00a0: elles sont cr\u00e9\u00e9es\u00a0par le logiciel en quelques clics, puis envoy\u00e9es au client par email.<\/p>\n

\"Dematerialisation-papier-idee\"<\/a>
Opter pour le zero-papier est toujours une bonne idee<\/figcaption><\/figure>\n

\u2026 Aux rapports d\u2019activit\u00e9 <\/strong><\/p>\n

Gr\u00e2ce \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation, les rapports d\u2019activit\u00e9<\/a> peuvent \u00e9galement \u00eatre cr\u00e9\u00e9s en temps r\u00e9el. Un logiciel de gestion des tourn\u00e9es permet de les faire g\u00e9n\u00e9rer par le technicien sur place, sans travail additionnel. Les rapports d\u2019activit\u00e9s d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s<\/strong> peuvent ensuite \u00eatre comment\u00e9s par un employ\u00e9 dans les bureaux ou par un autre technicien en d\u00e9placement.<\/p>\n

Cette d\u00e9mat\u00e9rialisation engendre des gains multiples pour votre entreprise\u00a0: tout d\u2019abord, gr\u00e2ce aux gains de productivit\u00e9<\/a>\u00a0d\u00e9gag\u00e9s pour chacun de vos employ\u00e9s<\/strong>. Au lieu d\u2019archiver des rapports d\u2019activit\u00e9 ou des factures, un employ\u00e9 au si\u00e8ge peut \u00eatre affect\u00e9 \u00e0 une t\u00e2che plus importante et plus productive que l\u2019\u00e9dition et la manipulation de documents papier.<\/p>\n

 <\/p>\n

Le travail collaboratif devient un jeu d\u2019enfant <\/strong><\/p>\n

Avec des documents d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s et \u00e9ditables en temps r\u00e9el, le travail collaboratif va devenir une seconde nature pour votre entreprise. Une solution comme celle de Synchroteam propose \u00e0 plusieurs employ\u00e9s d\u2019annoter un rapport d\u2019activit\u00e9 ou un document de travail, \u00e0 distance, une fois qu\u2019ils ont \u00e9t\u00e9 affect\u00e9s \u00e0 la mission.<\/p>\n

 <\/p>\n

La qualit\u00e9 de la relation client gr\u00e2ce \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation <\/strong><\/p>\n

Pour vos clients, la d\u00e9mat\u00e9rialisation de vos documents leur assure des processus plus fluides et plus rapides, sans qu\u2019ils aient besoin d\u2019\u00eatre eux aussi abonn\u00e9s \u00e0 votre logiciel de gestion de tourn\u00e9e. Tous les documents qui leur sont destin\u00e9s sont g\u00e9n\u00e9r\u00e9s au format PDF.<\/p>\n

L\u2019exp\u00e9rience du client est aussi plus agr\u00e9able, gr\u00e2ce \u00e0 la personnalisation<\/a> des documents selon les param\u00e8tres que vous d\u00e9cidez. La d\u00e9mat\u00e9rialisation permet une grande r\u00e9activit\u00e9 de votre part\u00a0: pas question qu\u2019un prospect attende votre devis, alors qu\u2019il h\u00e9site entre plusieurs concurrents\u00a0!<\/p>\n

 <\/p>\n

Des \u00e9conomies de stockage et d\u2019archivage <\/strong><\/p>\n

De son \u00e9mission \u00e0 son archivage, en passant par son envoi et son paiement, une facture papier coute en moyenne 17 euros \u00e0 votre entreprise. Pour les rapports d\u2019activit\u00e9, il faut compter le temps de travail pass\u00e9 par le technicien sur les documents papiers. Bien plus efficace, la d\u00e9mat\u00e9rialisation permet de r\u00e9duire consid\u00e9rablement les frais de stockage et d\u2019archivage des documents<\/strong>\u00a0: tout est conserv\u00e9 sur des serveurs s\u00e9curis\u00e9s ou sur vos ordinateurs, pour plus de s\u00e9curit\u00e9<\/a>, avec une capacit\u00e9 de stockage illimit\u00e9e.<\/p>\n

\"Dematerialisation<\/a><\/p>\n

Le b\u00e9n\u00e9fice ultime d\u2019une d\u00e9mat\u00e9rialisation: la valorisation de vos donn\u00e9es via l\u2019API Synchroteam <\/strong><\/p>\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation n\u2019est pas seulement une affaire d\u2019\u00e9conomie de temps de travail et de stockage de papier. C\u2019est aussi une remise \u00e0 plat de votre politique gestion des donn\u00e9es, afin qu\u2019elle devienne le coeur de votre valeur ajout\u00e9e.<\/p>\n

 <\/p>\n

Une d\u00e9mat\u00e9rialisation, pour \u00eatre vraiment profitable, doit s\u2019inscrire dans une r\u00e9flexion autour de la th\u00e9matique de la GED (Gestion \u00c9lectronique des Donn\u00e9es)\u00a0: il s\u2019agit d\u2019un mode de traitement transversal des donn\u00e9es d\u2019op\u00e9ration, de la saisie aux processus op\u00e9rationnels, en passant par les rapports d\u2019activit\u00e9 et la facturation. Le but d\u2019une GED est de valoriser ce patrimoine de votre entreprise, de le rendre plus accessible, de proposer de nouveaux services qui lui sont li\u00e9s, ou encore d\u2019am\u00e9liorer votre propre organisation<\/strong>.<\/p>\n

 <\/p>\n

Avec un bon logiciel de traitement des donn\u00e9es, ces derni\u00e8res sont accessibles d\u2019un bout \u00e0 l\u2019autre de la cha\u00eene, pour en tirer le meilleur\u00a0: le logiciel Synchoteam permet ainsi d\u2019inclure vos datas dans un de vos progiciels (CRM, ERP\u2026). L\u2019API Synchroteam<\/a> offre \u00e9galement la possibilit\u00e9 d’int\u00e9grer\u00a0les donn\u00e9es dans votre site web, votre extranet, votre portail client, etc\u2026<\/p>\n

 <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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