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Comment gérer un bureau de services de terrain virtuels pendant la pandémie

Au cours de ces dernières semaines, le quotidien de votre entreprise de services de terrain a radicalement changé. La pandémie de COVID-19 a mis le monde sens dessus dessous et modifié notre manière de travailler et d’interagir les uns avec les autres.

Dans ce chaos, votre entreprise de services de terrain fait probablement partie des activités essentielles au bon fonctionnement du pays. Cela signifie que vous êtes autorisé à travailler malgré le confinement général décrété par votre gouvernement. Mais même si vous maintenez votre activité, vous devez prendre les précautions nécessaires pour protéger votre équipe.

Nous vous avons déjà donné quelques conseils pour affronter la pandémie de coronavirus depuis votre entreprise. En voici également quelques-uns pour dématérialiser votre bureau et réduire les risques de contagion.

Planification et affectation dématérialisée des équipes

Utilise-t-on encore le papier et le stylo dans votre entreprise ? Si tel est le cas, cela contraint vos collaborateurs à travailler à proximité les uns des autres, ce qui augmente les risques de contagion. À tout malheur quelque chose est bon : cette pandémie pourrait être l’occasion de passer à l’ère de l’entreprise numérique.

La plupart des professionnels de services de terrain utilisent déjà un logiciel de gestion comme Synchroteam – un système qui leur permet, entre autres, de planifier les interventions et dispatcher les équipes, de gérer le stock et de facturer leurs clients.

Avec un logiciel de gestion des interventions, la plupart des tâches sont dématérialisées. Par exemple, vos collaborateurs et vos clients peuvent remplir, mettre à jour et partager des documents sans s’exposer physiquement.

Mais un outil de gestion des interventions offre bien d’autres avantages, qui permettent d’améliorer l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise. Alors si vous êtes prêt, essayez Synchroteam avec notre démo gratuite !

Accéder aux ordinateurs à distance

Une grande partie de vos collaborateurs sont peut-être déjà en télétravail. Cependant, pour de nombreux prestataires de services de terrain, l’ordinateur de bureau contient toujours de précieuses informations. Listes des interventions et plannings, rapports de service clients, factures à envoyer : ces documents importants et d’autres peuvent être difficilement accessibles pendant la pandémie.

Heureusement, la technologie est là pour vous aider. Un certain nombre d’outils vous permettent d’accéder à distance au contenu de vos ordinateurs. Vous pouvez ainsi ouvrir des documents et les modifier depuis chez vous, comme si vous étiez au bureau.

Chrome Remote Desktop compte parmi les outils d’accès à distance les plus utilisés. Gratuit et facile à utiliser, il permet à toute personne munie d’un compte Google d’accéder à un ordinateur depuis un autre appareil. Mais n’oubliez pas qu’il doit être correctement configuré dans votre ordinateur. Vous devrez donc aller au moins une fois au bureau avant de travailler chez vous pendant la durée de la pandémie.

Autre outil d’accès à distance très connu, TeamViewer est également gratuit pour une utilisation personnelle. Il permet d’accéder à des terminaux (il prend même en charge les plateformes mobiles iOS et Android) et de travailler à distance comme si vous étiez physiquement devant eux.

Devis et support client à distance

Ce n’est probablement pas le meilleur moment pour rendre visite à vos clients. La plupart n’auront pas très envie de vous laisser entrer chez eux, même s’ils ont des problèmes d’électricité, de plomberie ou de chauffage. Comment faire ? Une fois de plus, la technologie vous apporte une réponse.

Au lieu d’aller chez le client physiquement, votre technicien peut faire une visioconférence avec lui. Le client pourra lui montrer où se trouve le problème. Le technicien évaluera le besoin d’intervention, et générera un devis si nécessaire Ce devis peut être facilement créé avec la plupart des outils de gestion des interventions comme Synchroteam, qui a un moteur de facturation.

Par ailleurs, vous pouvez utiliser un certain nombred’outils gratuits pour vos visioconférences. Certains sont déjà tellement connus que beaucoup de gens savent déjà les utiliser : WhatsApp, Skype, FaceTime, Google Hangouts…

Facturation numérique

Enfin et surtout, il ne faut pas oublier la dernière étape de toute intervention sur le terrain : le paiement. Pour prévenir la propagation du virus pendant la pandémie, il est recommandé de préférer les cartes de crédit aux espèces. Fort heureusement, de nombreux outils de gestion des interventions comme Synchroteam ont déjà pensé au problème.

Les cartes de crédit sont un excellent moyen de paiement aujourd’hui. Elles ne passent pas de main en main (contrairement aux billets et aux pièces), et vous pouvez les introduire dans le terminal sans vous approcher d’une autre personne.

En outre, grâce au module de traitement de paiement de Synchroteam, vous pouvez vous faire payer directement sur le lieu de l’intervention. Une fois le paiement accepté, le système vous adresse automatiquement un email de confirmation et envoie la facture dématérialisée au client.

Plannings numériques, accès à distance, devis par visioconférence, facturation en ligne : tous ces outils vous permettent de continuer à fournir un service de qualité à votre client tout en protégeant votre équipe de la pandémie.

Image de Dejan Krsmanovic

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