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5 conseils pour l’optimisation de la planification de tournées

Posté le 11 janvier 2018 par Elena Santos

Lorsque vous avez créé votre entreprise de maintenance, vous n’y avez probablement même pas pensé, mais l’optimisation de la planification de tournées est l’un des éléments les plus importants dans ce secteur professionnel. En fait, elle joue un rôle clé dans votre cheminement vers le succès. Les études montrent que la moitié des clients ne referait pas appel à la même entreprise si le technicien se présentait en retard au rendez-vous.

Quel que soit le type d’entretien effectué par votre entreprise de maintenance, vous avez besoin d’un système d’optimisation de la planification solide et fiable afin de fournir à vos clients le meilleur service qui soit – et donc de surpasser facilement vos concurrents. Voici 5 conseils qui peuvent vous aider à y arriver !

1. Embauchez le personnel approprié

Commençons par l’essentiel. Au début, vous pourriez être tenté de vous occuper de l’administration du bureau et de l’optimisation de la planification de tournées. Mais à long terme, répondre au téléphone et planifier les tâches vous prendra trop de temps et vous empêchera de vous concentrer sur vos propres responsabilités en tant que chef d’entreprise. Il est temps de déléguer !

Recherchez la bonne personne pour gérer l’optimisation de l’ordonnancement ; quelqu’un qui possède les compétences organisationnelles nécessaires, qui peut être strict avec les horaires des techniciens, mais aimable avec les clients au téléphone. Bien sûr, vous pouvez également compter sur un logiciel pour vous aider dans cette tâche, un logiciel comme Synchroteam.

2. Gardez toutes les informations nécessaires à portée de main

Lorsqu’un client appelle, il est important d’avoir toutes ses informations à portée de main : nom, adresse, historique professionnel, etc. Donc, si vous utilisez des classeurs, vous devriez les garder près de vous et, bien sûr, parfaitement organisés.

Mais bien sûr, nous sommes en 2019 et il est peut-être temps de se débarrasser du papier. Avec une solution numérique pour les entreprises de maintenance telles que Synchroteam, l’optimisation de la planification de tournées est très simple. Toutes les données du client (historique de service, travaux planifiés et finis, etc.) sont à portée de clic.

3. Groupez les interventions en conséquence

Lorsque vous créez une entreprise, l’optimisation de la planification de tournées n’a pas vraiment d’importance. De toute façon, vous avez à peine assez d’interventions à pourvoir en une journée entière ! Les choses commencent à changer, cependant, dès que votre entreprise grandit et a besoin d’organiser cette énorme quantité d’interventions d’une façon ou d’une autre.

Une bonne méthode consiste à regrouper les interventions de vos techniciens par emplacement ou par compétence, chose pour laquelle ScheduleAssist de Synchroteam peut être très utile. Vous pouvez alors optimiser les itinéraires, économiser du temps et de l’argent sur le carburant, et vos clients seront satisfaits du service. C’est gagnant-gagnant !

4. Rappelez aux clients leurs rendez-vous

Si votre entreprise effectue des interventions de maintenance, vous devez probablement planifier les interventions des mois à l’avance. Et devinez ce qui se passe le jour J ? Exactement : le client peut avoir totalement oublié le rendez-vous, et le technicien trouvera alors une maison vide et fermée. Malheureusement, c’est une perte de temps pour les deux parties !

Afin d’éviter cela, vous pouvez toujours passer un coup de fil quelques jours avant pour confirmer le rendez-vous… mais le moyen le plus simple est probablement d’utiliser un outil comme Synchroteam. Pourquoi ? Parce qu’il a une fonction spéciale pour envoyer des rappels automatiques qui empêcheront les clients d’oublier à nouveau des rendez-vous. N’est-ce pas génial ?

5. Passez au numérique !

Nous avons déjà parlé à plusieurs reprises des avantages du bureau dématérialisé. Et bien sûr, ce saut dans le monde numérique peut également aider à l’optimisation de la planification des tournées, et apporter d’autres résultats positifs tels que :

  • Économies sur les frais de bureau (papier, espace de stockage….)
  • Évite de perdre les bons de travail
  • Économies sur les déplacements inutiles pour récupérer de la documentation
  • Optimisation du processus de facturation

Alors n’hésitez pas ! Téléchargez la démo gratuite de Synchroteam et commencez dès aujourd’hui à profiter de tous ses avantages en matière d’optimisation de la planification des tournées !

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