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Rapports d’activité, suivi des interventions et intégration des bases de données : les réponses à vos questions

Personnalisation des rapports d’activité, géolocalisation des techniciens en temps réel pour le suivi des interventions ou encore, l’intégration des bases de données Synchroteam dans un logiciel d’entreprise… Autant de sujets qui reviennent régulièrement dans notre support technique. Voici les principaux éléments de réponse.

Rapports d’activité avec Synchroteam : vais-je pouvoir retrouver le même format de document que mon formulaire papier pour la réalisation des comptes rendus d’interventions ?

Rapports d'activité opérations de maintenance

La plupart des entreprises ont l’habitude d’utiliser un document papier personnalisé pour les comptes rendus d’opérations de maintenance sur le terrain. Ce formulaire permet aux techniciens d’indiquer différents renseignements concernant l’intervention réalisée : le temps passé pour la réparation ou le dépannage, la pièce qui a été remplacée et sur quel type d’équipement, etc.

Synchroteam propose aux techniciens de créer des rapports d’activité dématérialisés, via une application smartphone de gestion de la maintenance. L’opérateur se voit proposer toute une série de questions, comme pour un formulaire classique : de quel type d’intervention s’agit-il ? L’opération a-t-elle effectuée et si non pourquoi (porte close, etc.) ? Ou encore, quel est le numéro de série de l’équipement concerné ?

Le technicien est véritablement guidé pas à pas et les réponses sont validées les unes après les autres. La réalisation de rapports d’activité avec le logiciel Synchroteam ont l’avantage de rassurer. Plus de perte de feuilles volantes, ni d’oublis. « Nous faisons suivre au technicien tout un scénario, afin de remplir correctement ce formulaire, de manière à n’omettre aucune information, ni étape essentielle », explique François Pichon, Directeur du Développement chez Synchroteam.

Tous ces renseignements sont ensuite envoyés dans le back office de Synchroteam, auquel a accès le gestionnaire. Ces données peuvent ensuite être intégrées dans un document qui ressemble fortement au formulaire papier de l’entreprise. Et pour cause, les équipes de Synchroteam procèdent à la numérisation du document propre à chaque société, afin de réaliser un « masque ». Ce procédé permet de conserver les différents champs du formulaire mis au point en interne et faisant partie d’un processus déjà bien rodé. Il est possible ensuite, d’enrichir le compte rendu en y intégrant des photos, des signatures, etc.

Ces rapports d’activité sont imprimables, téléchargeables et peuvent être envoyés par mail.

Puis-je procéder à la géolocalisation des techniciens en temps réel pour un meilleur suivi des interventions ?

Cartographie des interventions de maintenance

Synchroteam a mis au point un système de cartographie pour un suivi des interventions de maintenance en temps réel. Cet outil permet de suivre l’ordre chronologique et l’état d’avancement des opérations prévues dans la journée. Sur la carte, figure également l’itinéraire des techniciens et leur programme journalier.

Cette fonctionnalité nécessite d’importer toutes les données clients, afin géocoder leurs adresses et ainsi, les faire apparaître sur la carte des interventions. D’autre part, pour adapter au mieux les agendas et positions des techniciens en fonction des différentes opérations programmées et des urgences, un système de géolocalisation des techniciens doit également être mis en place en parallèle.

Il est donc possible de procéder au « tracking » de vos opérateurs sur le terrain, mais pas pour n’importe quel usage. Dans le cadre d’une optimisation de planning et d’un meilleur suivi des interventions, cela peut se justifier. Si le but est de surveiller les techniciens, cela risque d’être très mal perçu. Un réel travail de communication interne est indispensable. Il est par ailleurs tout à fait possible de paramétrer l’outil de géolocalisation dans Synchroteam, de façon à ne pas suivre les techniciens à telles heures et tels jours. Ces derniers peuvent de leur côté, décider de masquer leurs coordonnées géographiques ou GPS, s’ils le souhaitent.

Comment intégrer mes données Synchroteam dans un logiciel d‘entreprise ou dans un outil comptable comme SAGE ?

Intégration de Synchroteam dans le logiciel de comptabilité SAGE

En premier lieu, le logiciel Synchroteam comprend un outil qui permet d’éditer des devis et de les transformer en facture. Par ailleurs, les utilisateurs de Synchroteam bénéficient de connecteurs cloud, permettant de synchroniser le logiciel de suivi de la maintenance avec d’autres applications informatiques et notamment un logiciel comptable comme SAGE. Ceci contribue à un meilleur suivi des interventions : cela permet de faire remonter les réparations déjà payées par le client et celles en attente de paiement. Vous pouvez aussi utiliser nos Web Services pour connecter et interfacer Synchroteam avec d’autres logiciels qui ne sont pas dans le cloud.
Nous mettons également à votre disposition des fichiers textes, afin de récupérer les différentes données enrichies dans le logiciel Synchroteam, pour ensuite les transférer régulièrement et de façon sécurisée vers un CRM SAV ou un ERP. Cela permet de coordonner l‘ensemble des activités d’une entreprise, depuis la production, en passant par les ventes et jusqu’au service après-vente, ainsi qu’aux ressources humaines. Certains éléments d’information peuvent en effet intéresser des logiciels RH, comme le temps passé par les techniciens sur les interventions.
Nos différentes modalités d’intégrations, permettent l’import et l’export de vos bases de données clients et autres. Et ce, depuis ou vers Synchrotream, afin de les mettre à jour, de les enrichir et de les mutualiser avec d’autres informations relatives à votre activité.
Le client à la main sur tous ces dispositifs. C’est d’ailleurs la marque de fabrique de la solution Synchroteam : pouvoir gérer soit même les différentes fonctionnalités du logiciel (hormis le masque du formulaire, une opération plus technique).

Afin de répondre aux interrogations des utilisateurs de Synchroteam, une base de connaissances sur le logiciel de maintenance, accessible en ligne 24 h/24. Si vous avez des demandes de précision concernant les rapports d’activité ou d’autres sujets, vous avez également la possibilité de poser vos questions via notre support technique en ligne.
Cinq techniciens se tiennent à votre disposition pour répondre à vos demandes de renseignements. Ils reçoivent environ une vingtaine de questions par jour. Le traitement de la réponse dépend de l’urgence et du type d’intervention concernée. Plusieurs possibilités :
• L’envoie d’un lien vers une réponse déjà formulée sur le même sujet
• Une réponse écrite dans le support technique
• Un rappel téléphonique
• Une prise en main à distance, un partage d’écran pour expliquer les fonctionnalités du logiciel de gestion des interventions de maintenance Synchroteam
• L’organisation d’une conférence vidéo

 

 

 

 

 

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