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La dématérialisation des rapports d’activité pour les interventions de maintenance

Synchroteam, éditeur d’un logiciel de planification des opérations de maintenance, propose une solution innovante pour la dématérialisation des rapports d’activités. Il permet en effet, l’édition de documents personnalisables, dont le processus de réalisation s’avère très intuitif et logique.

Des rapports d’activité dynamiques et intelligents

Rapports d'activité opérations de maintenance

Des données intégrées depuis le terrain par les techniciens de maintenance, grâce à l’application mobile

Aujourd’hui encore, de nombreux techniciens de maintenance travaillent avec des documents papiers nommés « bon d’intervention » et qui contiennent :

  • Les données relatives aux clients : adresse, motif de l’intervention, etc.
  • Les informations que le technicien va saisir : le rapport d’intervention concernant la réparation ou l’entretien d’un équipement

Avec le logiciel Synchroteam, les rapports d’activités sont dématérialisés. Les différentes informations concernant les opérations de maintenance sont bien mentionnées, mais présentées de façon plus dynamique et intelligentes.

Via l’application mobile pour la gestion des opérations de maintenance, le technicien complète depuis le terrain, grâce à son smartphone, les différents champs d’informations concernant une intervention menée. Ceci, de façon hiérarchisée et chronologique : une suite logique de renseignements pour confirmer ou non, la réalisation d’une opération et les détails de l’intervention.

Un meilleur suivi des interventions et un compte rendu plus contextualisé

Le procédé mis en place par Synchroteam, assure ainsi un meilleur suivi des interventions de maintenance et un rapport plus contextualisé. Le gestionnaire reçoit les informations du compte rendu dans le back office du logiciel. Il peut de son côté, paramétrer et ajouter différents champs d’information obligatoires pour la bonne tenue d’une opération précise. Par exemple :

  • Renseigner l’index du nouveau compteur électrique, via une liste déroulante mentionnant les différents types d’équipements
  • Ajouter l’ancien numéro de série
  • Poser le nouveau compteur
  • Vérifier l’étanchéité
  • Prendre une photo
  • Faire signer le client

Les réponses peuvent être de différentes natures : du métrique (données techniques et mesures…), du texte libre, un questionnaire à choix multiples… Le gestionnaire est ensuite libre d’ajuster les données reçues : la durée d’une intervention par exemple, intégrée automatiquement selon le type d’opération, mais qui peut varier dans la réalité.

L’édition d’un document professionnel, clair et personnalisable

A la fin, le gestionnaire édite un document officiel sous format PDF, contenant une somme d’éléments d’informations, ainsi que des illustrations. De plus, il peut faire en sorte que certains éléments du rapport d’activité ne soient pas communiqués au client. Ces données apparaissent alors, uniquement dans le back office et pas dans le document transmis : on peut choisir ce que l’on veut montrer dans le rapport d’une intervention de maintenance.

De plus, chaque société peut avoir plusieurs identités mentionnées sur les différents rapports : certains installateurs d’équipement interviennent en leur nom ou en tant que sous-traitant.

Enfin, il est possible d’automatiser l’envoie de ces rapports à des listes de diffusion. Ces documents sont par ailleurs archivés et faciles à retrouver via un moteur de recherche intégré dans le logiciel de gestion de la maintenance.

La dernière nouveauté : l’insertion de photos directement dans le rapport d’activité

Avec la nouvelle version du logiciel d’optimisation de planning de maintenance, opérationnelle depuis le 9 février, il est désormais possible d’intégrer des photos directement dans les rapports d’activité, pour un suivi de l’activité des techniciens encore plus précis. Le gestionnaire peut même rendre obligatoire l’insertion d’image dans le processus de réalisation du rapport.

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